Quittierung & Hauspost
Verkürzen Sie Durchlauf- und Reaktionszeiten durch ein digitales Quittierungssystem
Rechtliche, aber auch unternehmenspolitische Gründe machen es häufig notwendig, dass einzelne Dokumente durch ausgewählte Mitarbeiter nachweislich zur Kenntnis genommen werden müssen. Diesen Prozess unabhängig von der Unternehmensgröße und -struktur so einfach wie möglich zu gestalten, ist eine Herausforderung, der wir uns angenommen haben.
Wir bieten Ihnen ein digitales, webbasiertes Quittierungs- und Hauspostsystem, das alle rechtlichen Anforderungen erfüllt und gleichzeitig die Effektivität und Effizienz der Dokumentendistribution und -quittierung erheblich steigert.
Mit der Integration des Quittierungssystems in Ihr bereits eingesetztes Intranet ist es Ihren Redakteuren möglich, Dokumente, die nachweislich zur Kenntnis genommen werden müssen, gesondert zu markieren und den entsprechenden Empfängergruppen zuzuordnen. Durch eine offene Schnittstelle können die Empfängergruppen und -kreise aus einem Personalführungssystem übernommen und/oder in einer eigenen Arbeitsoberfläche administriert werden.
Funktionsweise und Workflow
Die ausgewählten Mitarbeiter werden auf einer persönlichen Änderungsliste im Intranet über quittierungspflichtige Dokumente informiert. Nach dem Öffnen eines entsprechenden Dokuments bestätigt der Mitarbeiter die nachweisliche Kenntnisnahme durch einen aktiven Klick. Die Kenntnisnahme wird im System gespeichert und steht für Auswertungen zur Verfügung, über die die Leiter einzelner Abteilungen die Kenntnisnahme sicherstellen und überprüfen können. Gleichzeitig können Automatismen definiert werden, die bei einer fehlenden Kenntnisnahme den betreffenden Mitarbeitern Erinnerungen und Aufforderungen zusenden.
In ähnlicher Form – gekennzeichnet durch eine einfache Quittierung – funktioniert auch unser digitales und webbasiertes Hauspostsystem, das sich durch seine unkomplizierte Einbindung in Ihr Intranet und/ oder Content Management System (CMS) auszeichnet. Synergien in der Nutzung Ihrer IT-Infrastruktur sind damit garantiert, wie auch die Beschleunigung der Dokumentendistribution.
