Anforderungsmanagement: Vom Scheitern und Gelingen von Projekten

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An Anfang steht: das Problem.

Jedes Web-Projekt – sei es ein Website-Rebrush, ein kompletter Relaunch, die Einführung eines neuen Features oder die Implementierung einer neuen Technologie – hat seinen Ursprung in einem Problem, das gelöst werden soll.

Beispielsweise:

  • Die Absprungrate bei Formularen ist bei mobilen Devices signifikant höher als sonst
  • Bei Lastspitzen kann der Server die Anfragen nicht bewältigen und die Seite wird nicht angezeigt
  • Die Webseite generiert keine (oder zu wenige) Leads
  • Das neue, innovative Produkt findet keine/zu wenige Interessenten
  • Kollegen und Kunden sagen, die Website sei „soo 2005“
  • etc.

Als Lösung kommt jeweils so einiges in Frage – wichtig ist es, das richtige Maß zu finden.

Baut man für ein spezielles Problem eine spezielle Lösung, kann das Ergebnis „zu kurz gegriffen“ ausfallen. Es wirkt dann vielleicht improvisiert, gebastelt, wie ein Provisorium – und ist eventuell auch eines, das dann wiederum weiteres Stückwerk nach sich zieht.

Andersherum kann man auch mit Kanonen auf Spatzen schießen und mit einer CMS-Evaluation beginnen, wo der Kunde eigentlich nur eine Möglichkeit sucht, seinen Kunden eine größere Vielfalt an Kontaktmöglichkeiten anzubieten.

Klassiker im Requerements-Engineering

Instant Classic: Im Projektmanagement geht so oft so viel daneben, dass man sich den passenden Comic zur Illustration auf einer eigens dafür eingerichteten Seite zusammenbasteln kann.

Oft steht auch der Kunde selbst im Zentrum der Problematik: Nämlich wenn dieser selbst gar nicht so genau weiß, was eigentlich getan werden muss. Fest steht für ihn: Irgendetwas läuft nicht so. Ergo: Irgendetwas muss verändert werden.

Die zur Hilfe gerufene Agentur tut besonders in diesem Falle gut daran, sich der eigenen Verantwortung bewusst zu zeigen und mithilfe eines umfangreiches  Anforderungskatalogs die Wünsche, die tatsächlichen Anforderungen und schließlich die dafür notwendigen Maßnahmen zu dokumentieren und so abteilungsübergreifende Transparenz zu gewährleisten.

Machen wir uns mal ein paar nackte Zahlen bewusst:

Why requirements management is mandatory before - and within - complex projects

Woran liegt das?

Die häufigsten Ursachen für das Scheitern von Projekten sind – neben strukturellen Problemen wie fehlenden Ressourcen oder der unzureichenden Einbeziehung der Anwender selbst: Unrealistische Erwartungen und unvollständige Anforderungen.

Die Gründe für ein mögliches Projektdesaster sind also mithin beinahe so vielfältig wie die Gründe für das Projekt selbst. Was wiederum zur Notwendigkeit eines stimmigen Anforderungsmanagement führt. Es ist das Tool für die Reduzierung von Entwicklungsressourcen und die Einhaltung von Budgets (auch Zeit-Budgets), also letztlich zur Zufriedenheit von Kunde und Anwendern in einem Umfeld, in dem

  • Produkte und Projekte zunehmende Komplexitätsgrade aufweisen,
  • die fortschreitende technische Evolution immer kürzere Innovationszyklen mit sich führt,
  • Funktionalität und Performance der Ergebnisse vital sind.

„Anforderungsmanagement“ mag ein bisschen eitel klingen – geht es doch eigentlich um nichts anderes, als die Klarstellung, dass alle Seiten sich darüber einig sind, was überhaupt das Problem/die Probleme ist/sind und in welcher Reihenfolge/mit welcher Priorisierung man diese angeht, welche Maßnahmen dazu notwendig sind, und so fort.

Anforderungsmanagement anschaulich erklärt

Andreas Gromadecki von Pinuts erläutert Kriterien für gute Anforderungen. Hier auf der Anwendertagung der e-Spirit UserGroup.

Vielleicht liegt es gerade an dieser scheinbaren Banalität, dass viele Projekte sich in einem Klein-klein aus Misskommunikation und anderen Unklarheiten verfangen.

Es kann helfen, sich von vornherein klarzumachen, dass auch an Anforderungen bereits Bedingungen geknüpft sind. Wir nennen dies: Spielregeln der Anforderungskommunikation. Sie sollten dem Dienstleister umso bewusster sein, je weniger der Kunde sich daran zu halten scheint.

Was sind also gute Anforderungen?

Relevanz: Die Anforderungen müssen natürlich in relevanter Weise das Projekt widerspiegeln.

Eindeutigkeit: Die Anforderungen müssen von allen Stakeholdern in derselben Weise verstanden werden (können).

Vollständigkeit: Es sollte nach Möglichkeit alles bedacht werden, damit nicht mitten im Projekt überraschende Nebenschauplätze eröffnet werden müssen.

Protokollierbarkeit: Anforderungen müssen so formuliert werden, dass Teilschritte erfasst und notiert werden können.

Verifizierbarkeit: Am Ende muss überprüfbar sein, ob Anforderungen genügt wird.

Neben diesen Kriterien gilt weiterhin zu beachten, dass Anforderungen in verschiedene Kategorien zu fassen sind: Einerseits in technische Modalitäten, andererseits in die Abbildung der Tücken menschlicher Kommunikation:

Technische Modalitäten

Funktionale Anforderungen erfassen, was ein System können und wie es in seinem geplanten Umfeld die Arbeitsabläufe beeinflussen soll.
Nicht-funktionale Anforderungen beziehen sich auf das erwartete Systemverhalten und beschreiben Eigenschaften, die zunächst schwer quantifizierbar sind.
Rahmenbedingungen und Einschränkungen: Schnittstellen des geplanten Produktes mit seinem künftigen Einsatzbereich, Zeit-, Budget- oder Technologievorgaben

Personenbasierte Anforderungen

Bewusste Anforderungen basieren auf konkreten Vorstellungen/Mitteilung gewünschter oder benötigter Features. Die Formulierung dieser Anforderungen fällt Projektbeteiligten in der Regel am leichtesten.
Unbewusste Anforderungen basieren auf als „selbstverständlich“ vorausgesetzte Funktionalitäten, die plötzlich fehlen. Häufig vertreten Betroffene die nicht zwingend korrekte Annahme, ein neues System werde alle (positiven) Attribute seines  Vorgängers übernehmen
Ungeahnte Anforderungen basieren auf Anforderungen, deren Umsetzung den Projektbeteiligten nicht in den Sinn kommen. Zum Beispiel könnte der Betroffene davon ausgegangen sein, dass eigentlich gewünschte Anforderungen im Projekt ohnehin nicht realisiert werden können.

Fazit

«Anforderungsmanagement«, das klingt im ersten Moment völlig banal. Dennoch liegen in dieser vermeintlichen Banalität deutlich mehr Fallstricke, als man im ersten Moment vermuten würde.

Insbesondere bei größeren (Web-)Projekten ist es daher vital, penibel über die Anforderungen der verschiedenen Stakeholder an das fertige Produkt zu sprechen. Es lohnt sich, hier Zeit und Muße zu investieren, Eitelkeiten für einen Moment zu vergessen und Tools wie die Anforderungsliste, das entsprechende Assessment und etwaige Tests akribisch durchzuspielen.

Nehmen Sie sich insbesondere bei größeren Projekten auch die Zeit, mögliche Projekttools (z.B. Online-Basierte, SaaS) mit den Projektmitarbeitern anzutesten, um bestmögliche Projektkommunikation gewährleisten zu können.

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Vom Scheitern und Gelingen von Projekten

Anforderungsmanagement anschaulich erklärt

Anforderungsmanagement ist der professionelle und zielführende Umgang mit großen (Web-)Projekten

  • Projekte vom Ziel her denken
  • Wo die Kommunikation hakt
  • Wo Kunden und Agenturen an einem Strang ziehen sollten
  • Was sind "gute" Anforderungen?

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