Serie Universal Messenger Apps: Veranstaltungsmanagement

Die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (Seminare, Workshops, Schulungen, Trainings, Corporate Events) sind für die allermeisten B2B-Unternehmen nicht gerade das Kerngeschäft - und gehören dennoch dazu.

Aufwand und Zeit für diese Aufgaben werden oftmals unterschätzt: Einladungen wollen geschrieben werden, Anmeldungen (und Abmeldungen) verwaltet, Teilnehmerkapazitäten im Blick behalten werden. Müssen gleich mehrere Veranstaltungen parallel geplant werden, kann es eng werden.

Mit dem Universal Messenger Add-On fürs Veranstaltungsmanagement bekommen Unternehmen ein Tool an die Hand, das auch Nebenbei-Veranstaltungsmanagern die Möglichkeit gibt, professionell mit Event-Teilnehmern zu kommunizieren, Anmeldungen und Abmeldungen zu verwalten und bei Bedarf andere Stakeholder automatisiert über Planungen oder Änderungen zu informieren.

Mehr noch: In Verbindung mit dem Universal Messenger wird das Veranstaltungsmanagement zum E-Mail-Marketing-Katalysator. Veranstaltungsanmeldungen werden auf Wunsch gleich mit der Bestellung eines Newsletters gekoppelt. So fungiert das Veranstaltungsmanagement gleichsam als Lead-Generator; automatisierbare Mailings halten Kursteilnehmer derweil auf dem Laufenden und verstärken so die Kundenbindung.

Unter uns: Die allermeisten im B2B-Umfeld stattfindenden Events sind ja eher unglamourös, meist geradezu nüchtern. Es handelt sich oft um Schulungen, Seminare oder Weiterbildungen für Maschinen- oder Anlagenbediener, Sicherheitskurse und dergleichen mehr. Man könnte denken das sei recht einfach zu organisieren.

Haben Sie mal mit Ihrem Office Management darüber gesprochen? Sie werden sich wundern (wenn Sie sich nicht ohnehin schon ärgern), wie viel Zeit und Energie vermeintliche Kleinigkeiten kosten, die nunmal zur Organisation von Veranstaltungen gehören – auch wenn es nur um ein Fach-Seminar oder einen Schulungstag geht.

Begonnen vom Einholen der Anmeldungen über verschiedene Kanäle, über das Im-Auge-Behalten der Kapazitäten und Teilnehmerzahlen bis hin zu den Bestätigungs- und Follow-Up-Mails, häuft sich da schnell so einiges an. Wenn gleich mehrere Veranstaltungen parallel geplant werden müssen, werden Leitz-Ordner, handschriftliche Notizen und Post-It-Klebzettelchen zum Zuhause von Zahlendrehern, Adressvertippern und Prozessfehlern.

Veranstaltungsplanung für KMU

Das Veranstaltungsmanagement des Universal Messenger wirkt dem entgegen. Ob als Cloud-Lösung, als App des Universal Messenger oder als On-Premise Software ist das komfortabel zu bedienende Online-Tool flexibel konfigurierbar und unabhängig vom Betriebssystem. Es erlaubt beliebig viele Mandanten, Veranstaltungen und Teilnehmer und skaliert insofern mit Ihren Bedürfnissen.

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Die wichtigsten Features:

Anmeldungen und Teilnehmerzahlen im Auge behalten

Ob die Anmeldungen Ihres interessierten Publikums per Fax, Brieftaube oder E-Mail eintreffen - die Zettelwirtschaft übernimmt das Veranstaltungsmanagement.
Teilnehmer, die ein auf Ihrer Webseite integriertes Anmeldeformular abgesendet haben, werden natürlich vollautomatisch eingetragen, alle anderen können manuell hinzugefügt werden.

Die bereits eingetragenen Stammdaten der "Wiederholungstäter" können (deren Einverständnis vorausgesetzt) gespeichert werden und müssen nicht jedes Mal von Neuem eingetippt werden.

Die aktuellen Teilnehmerzahlen und Kapazitäten werden laufend automatisch aktualisiert. Durchstreichen, Klebzettelchen und Verlust der Übersicht sind damit passé.

Termine planen – und im selben Schritt veröffentlichen. Wenn Sie möchten.

Mit Zettel und Stift Termine, Anmeldungen, Stornierungen und Anfragen notieren, die Hälfte durchstreichen, neu schreiben, Zettel wegschmeißen, neuen Zettel suchen, die korrekte Hälfte noch einmal notieren ... kennen Sie das?

Sie könnten ja auch die Planung Ihres Events sowie die Erstellung der Online-Anmeldung in einem Atemzug durchführen. Solange Sie die Veranstaltung nicht auf AKTIV gesetzt wurde, sehen nur Sie und die berechtigten Kollegen die Planungs-Ansicht.

Der Assistent führt Sie durch alle Optionen von Lokalität über Termin und Teilnehmer(begrenzung) bis hin zur Voreinstellung automatisierter Mailings für alle denkbaren Fälle (ausgebucht, Warteliste, Anmeldebestätigung, nicht mehr buchbar etc.).

Anmeldungen einsehen

Da alle Kanäle in einem System zusammenlaufen, können Sie auch alle Anmeldungen für jede Veranstaltung online einsehen. Bei Zwischenfällen oder Änderungen schreiben Sie Ihren Teilnehmern einfach eine E-Mail, statt ausgedruckte Anmeldungen und Anmeldedaten mühsam zusammenzusuchen.

Anmeldeformulare nach Veranstaltungstypen ordnen

Wer gleich eine Vielzahl von Veranstaltungen anbietet, wird diese gegebenenfalls in Kategorien einteilen müssen.

Beispielsweise in Seminare, Vorlesungen, Kolloquien, Übungen, Aufbaukurse.

Oder: Backkurs, Kochkurs, Erste-Hilfe-Kurs.

Oder: Anfängerkurse, Fortgeschrittenenkurse ... und so weiter.

Damit Sie bei all dem selbst nicht den Überblick verlieren, vergeben Sie jedem Kurs ein "Typenschild", nach dem Sie später filtern können.

Autom. Benachrichtigungen an Admins und andere Stakeholder senden

Bestimmte Veranstaltungsmodalitäten könnten bestimmte andere Notwendigkeiten nach sich ziehen: So könnte beispielsweise ein Übersetzer gefordert sein, sobald sich eine fremdsprachige Person zu Ihrem Brandschutz-Seminar anmeldet.

Automatisieren Sie auch diesen Prozess, indem Sie den Dolmetscher automatisiert aus dem System heraus über seinen neuen Termin informieren.

Anmelde-Formulare erstellen und publizieren

Mithilfe des Formular-Wizards überführen Sie auch ohne Programmier- oder Webentwickler-Fertigkeiten Ihre Veranstaltungsanmeldungen ins Front-End, also auf die Unternehmenswebseite.

Nun müssen Sie nur noch Ihr Publikum einladen und auf das komfortable Anmeldungsformular für Ihre Veranstaltung lotsen.

Automatisierte Benachrichtigungen und Mailings

Lassen Sie automatisch generierte Nachrichten an Teilnehmer und auch intern versenden: zur Bestätigung einer Anmeldung oder für den Hinweis, dass ein Teilnehmer auf der Warteliste gelandet ist, brauchen Sie nur noch ein Mal einen E-Mail-Text eingeben. Den Rest erledigt das Veranstaltungsmanagement. 

Ebenso übrigens für die Fälle, dass das Event ausgebucht ist, bereits vorbei ist, dass bei der Anmeldung ein Fehler unterlaufen ist etc. Auch die Definition eigener "Fälle" ist möglich.

Datenexport

Papierloses Büro? Hätte so manch einer ganz gern. Dass die Realität anders aussieht und überdies die einen oder anderen Kollegen auch tatsächlich einen Narren an Excel gefressen haben, sollte uns aber nicht allzu traurig stimmen.

Dank dem Datenexport können Sie Ihre Teilnehmerlisten und Veranstaltungsbriefings auch in gängige Tabellen- oder Textdokumente überführen und ausdrucken.

Fazit

Ob Sie nun Kulturveranstaltungen, Business-Events, Messen, Kongresse oder Brennballturniere veranstalten: Mit dem Universal Messenger Veranstaltungsmanagement haben Sie die Chance Ihre Eventplanung zu professionalisieren und dabei gleichzeitig Personalaufwand und Frust zu minimieren.

Behalten Sie die Kontaktverwaltung und die Teilnehmerlisten Ihrer Events mit mehreren Usern ("Mandanten") simultan im Blick und gestalten Sie die jeweils passenden Anmeldeformulare für Ihre Unternehmenswebseite.

Lassen Sie Ihre schlauen Maschinen mühselige und fehleranfällige Fleißarbeit wie das Versenden der Anmeldebestätigungen etc. übernehmen. Dafür haben wir sie ja.

Wir wünschen viel Erfolg bei Ihren Veranstaltungen und ein angenehmes Publikum.

Achja: Moderieren und Präsentieren müssen Sie schon noch selbst. Nicht vergessen!

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