Wie finde ich das passende (Enterprise) Content Management System?

Wie gelingt die Auswahl eines CMS?

Früher wurden Content Management Systeme ausschließlich dazu genutzt, die Inhalte einer Website zu pflegen. In Zeiten von Content Marketing, Social Media und Website-Personalisierung sind die Anforderungen hingegen immens gestiegen – ebenso die Zahl der CMS Anbieter. Entsprechend schwierig ist die Auswahl eines CMS, das die eigenen Anforderungen optimal erfüllt. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Funktionen jedes CMS bieten sollte, welche Gefahren beim CMS Vergleich lauern und warum externe Beratung meist unverzichtbar ist.

Das muss ein Content Management System können

Um die Inhalte Ihres Unternehmens effizient pflegen und gezielt vermarkten zu können, gibt es einige Funktionen, die jedes Content Management System erfüllen muss. Wenn diese Grundbedingungen bei einem potenziellen System nicht erfüllt sind, sollten Sie es sofort aus der Evaluation ausschließen und sich auf die übrig gebliebenen Anbieter konzentrieren. Zu den absoluten Must-haves eines CMS zählen folgende Eigenschaften:

Kompatibilität mit Systemen anderer Anbieter

Da ein modernes CMS niemals isoliert funktionieren kann, sollte es über möglichst offene Schnittstellen verfügen und problemlos mit anderen Systemen (z.B. CRM-Programme oder CXM Lösungen) zusammenarbeiten können. Das gilt nicht nur für Technologien, die Sie bereits im Einsatz haben, sondern auch für neue Systeme, die Sie kurz- oder mittelfristig einführen möchten. Durch den Best-of-Breed-Ansatz kann Ihr Content Management System die Basis für unternehmensweite, effiziente Arbeitsprozesse darstellen.

Effiziente Mehrfachnutzung der Inhalte

Früher diente das CMS hauptsächlich dafür, die eigene Website mit Inhalten zu füllen. Diese Zeiten sind längst vorbei, mittlerweile wird der Content über unterschiedlichste Kanäle verbreitet, zum Beispiel Social Media, Newsletter oder über Vertriebskontakte. Um bei dieser Mehrfachnutzung keine Ressourcen zu verschwenden, sollten Sie beim Vergleich der CMS darauf achten, dass entsprechende Prozesse zur Wiederverwendung aller Inhalte unterstützt werden.

Fokus auf die strategischen Ziele

Die bessere Verwaltung von Inhalten ist nur die vordergründige Aufgabe eines Content Management Systems, etwas grundlegender betrachtet soll es vor allem dabei helfen, die eigenen Unternehmensziele zu erreichen. Berücksichtigen Sie also auch diesen Fokus beim Vergleich der CMS. Sollte dieses Kriterium nicht erfüllt sein, bedeutet das keinesfalls, dass Sie einen schlechten CMS Anbieter "erwischt" haben. Sie können daraus vielmehr schließen, dass Ihre individuellen Anforderungen und die Funktionen des potenziellen Content Management Systems nicht zueinander passen.

Effiziente Migration alter Inhalte

In den seltensten Fällen wird ein Unternehmen bei der Umstellung des CMS auch alle bisherigen Inhalte neu produzieren wollen. Achten Sie also beim Test eines potenziellen CMS darauf, dass die Migration Ihres bisherigen Contents ohne größere Probleme möglich ist.

Perfekte Usability für die Online-Redakteure

Beachten Sie bei der Auswahl des Content Management Systems unbedingt die Bedürfnisse Ihrer Online-Redakteure. Sie werden die meiste Zeit mit dem neuen System arbeiten und brauchen eine technische Basis, die ihre Arbeitsprozesse optimal unterstützt. Unübersichtliche Backend-Strukturen gehören der Vergangenheit an, moderne CMS sollten über eine intuitive Bedienung verfügen (sogenanntes Inline Editing). Nur mit einer guten Usability erreichen Sie eine Akzeptanz des CMS bei Ihren Redakteuren.

Individueller Content für jeden Website-Besucher

Die Personalisierung von Website-Inhalten ist auf dem Vormarsch und wird sich künftig noch weiter verstärken. Zukunftssichere Content Management Systeme sollten daher den Einsatz von Personalisierungen unterstützen, etwa durch die Verschlagwortung der Inhaltselemente. Auch wenn Sie aktuell noch nicht über individualisierte Inhalte nachgedacht haben, sollten Sie diesen Aspekt bei der Auswahl Ihres neuen Systems berücksichtigen. Schließlich spricht diese moderne Funktionalität auch für die strategische und wegweisende Entwicklung des CMS Anbieters.

Damit kann ein CMS weitere Pluspunkte sammeln

Sobald die Grundfunktionen eines CMS gewährleistet sind, können Sie sich den verbliebenen Kreis der Content Management Systeme etwas genauer anschauen. Nun gilt es, die bisherigen Kandidaten auf Herz und Nieren zu prüfen und vor allem mit Ihren individuellen Anforderungen zu konfrontieren. Auf diesem Weg finden Sie nicht nur ein Content Management System, das technisch gut aufgestellt ist, sondern auch noch optimal für Ihre Bedürfnisse geeignet ist. Mit folgenden Merkmalen kann ein CMS punkten:

Persönlicher Support für die tägliche Arbeit

Wenn Ihnen innerhalb des Unternehmens kein ausgewiesener CMS-Experte zur Verfügung steht, sollten Sie das Supportangebot der CMS Anbieter prüfen. Sicherlich entsteht auch nach der Implementierung immer mal wieder Bedarf für konkrete CMS-Beratung oder es werden Weiterentwicklungen bzw. Anpassungen notwendig. Für solche Fälle bietet es sich zusätzlich an, eine externe CMS Agentur zu beauftragen, die als Implementierungspartner zur Verfügung steht und schon auf viel Erfahrung in der CMS-Integration zurückgreifen kann. 

Spezielles Branchen-Know-how

Manche Content Management Systeme verfügen über spezifische Funktionen, die konkret auf eine Unternehmensbranche zugeschnitten sind. Wenn Sie also einen Anbieter finden, der sich als Experte für Ihren Geschäftsbereich einen Namen gemacht haben, sollten Sie das unbedingt auf Ihrer Liste vermerken und in die CMS Auswahl einbeziehen.

Grenzenloses Wachstum

Neben einer soliden Performance sollten Content Management Systeme auch die Möglichkeit zur Skalierung bieten. So können bei Bedarf zusätzliche Mitarbeiter mit der Inhaltspflege betraut werden, ohne dass es Probleme mit den Arbeitsprozessen gibt. Außerdem sollte Ihr Content Management System der Zahl an Website-Besuchern gewachsen sein und auch bei starkem Zugriff eine einwandfreie Performance bieten.

Bei der Skalierung handelt es sich grundsätzlich um eine optionale Funktionalität, die Sie bei der CMS Evaluation berücksichtigen können, aber nicht müssen. Wenn Sie wissen, dass Sie lediglich mit einem kleinen Mitarbeiterkreis auf das CMS zugreifen und die Zahl der Website-Besucher nicht ins Unermessliche steigen wird (z.B. weil Sie einen Nischenmarkt bedienen), benötigen Sie keine kostspieligen Ressourcen für die Skalierbarkeit.

Spinnendiagramm zur CMS-Auswahl
Spinnendiagramme sind eine effektive Möglichkeit, um die Auswahl des passenden CMS zu erleichtern.

Vorsicht, diese Gefahren lauern bei der CMS Auswahl

Wer aus einer riesigen Zahl an Content Management Systemen ein einziges aussuchen muss, sucht gerne nach einfachen Kriterien, um den Kandidatenkreis schnell auszudünnen. Widerstehen Sie dieser Versuchung, denn die Suche nach dem perfekten CMS ist eine schwierige Angelegenheit, die zwangsläufig etwas Zeit in Anspruch nimmt. Wenn Sie folgende typische Fehler vermeiden, sind Sie bereits auf einem sehr guten Weg.

Lassen Sie sich nicht von Marktübersichten täuschen

Auch wenn Listen vermeintlicher aller verfügbaren Content Management Systeme auf den ersten Blick sehr umfangreich und vollständig wirken, sollten Sie nicht vollends auf diese Angaben vertrauen. Zum einen ist es nahezu unmöglich, wirklich alle CMS Anbieter zu identifizieren, zum anderen legen die meisten Übersichten einen Fokus auf große, nordamerikanische Unternehmen. Daher können Sie eine solche Liste zwar als ersten Überblick nutzen, für die detaillierte Evaluation sollten Sie allerdings auf eigene Recherchen und zusätzliche Expertise von CMS Agenturen zurückgreifen.

Vermeiden Sie unpräzise Anforderungskataloge

Ein häufiges Problem bei der CMS Evaluation sind unpräzise und unvollständige Anforderungskataloge. Nur wenn Sie die Anwendungsfälle für das neue CMS eindeutig identifiziert haben, können Sie konkrete Anforderung stellen und darauf aufbauend ein passendes Content Management System auswählen. Bestimmen Sie die gewünschten Funktionen dabei völlig unabhängig vom verfügbaren Angebot und schauen Sie erst im Anschluss, welche CMS diese Anforderungen optimal erfüllen. Wenn Sie sich zu früh an den konkreten Produktbeschreibungen orientieren, riskieren Sie eine voreingenommene Sicht auf die unterschiedlichen Funktionen.

Berücksichtigen Sie auch weiche Auswahlfaktoren

Es gibt viele Möglichkeiten, ein CMS zu evaluieren und auf die Tauglichkeit für Ihre speziellen Anforderungen zu überprüfen. Oftmals werden dafür Tabellen genutzt, in denen die einzelnen Funktionen bewertet und gewichtet werden, sodass Sie am Ende für jedes CMS eine Punktzahl erhalten. Wählen Sie aber nicht blind das System mit der höchsten Bewertung, sondern stellen Sie es nochmal auf den Prüfstand. Viele weiche Faktoren, z.B. die Akzeptanz des CMS bei den Redakteuren, können in den zahlenlastigen Bewertungsmethoden nicht vollends berücksichtigt werden.

Schwer vergleichbare Anbieterpräsentationen

Wenn Sie sich von den einzelnen Herstellern ihr Produkt präsentieren lassen, sollten Sie schon im Voraus klar definieren, über welche Funktionen Sie informiert werden möchten. Nur wenn Sie einen klaren Rahmen vorgeben und jedem Hersteller die gleichen Fragen stellen, können Sie die Produkte wirklich vergleichen. Andernfalls haben Sie zwar eine Reihe von Informationen erhalten, können aber keine verwertbaren Rückschlüsse für die CMS Auswahl ziehen.

Kein Kauf ohne ausführliche Tests

Wenn Sie den Kandidatenkreis auf Ihre absolute Favoriten reduziert haben, sollten Sie für jedes System einen Test durchführen. Lassen Sie dabei die Redakteure mit den neuen CMS ihre wichtigsten Tätigkeiten durchführen und bitten Sie anschließend um ein detailliertes Feedback. Nur durch die Bearbeitung einer konkreten Aufgabe können Sie verdeckte oder bisher vernachlässigte Nachteile des Content Management Systems identifizieren. 

Optik allein reicht nicht

Natürlich ist es schön, wenn ein CMS ansprechend gestaltet ist – für das Verwalten und Pflegen von großen Contentmengen ist diese Eigenschaft allerdings unwichtig. Achten Sie deshalb stärker auf die inneren Werte und technischen Parameter, bevor Sie sich vom schicken Design blenden lassen.

Warum Sie auf externe CMS Beratung setzen sollten

Naturgemäß werden die CMS Anbieter vor allem die Vorteile ihres Systems in den Vordergrund stellen und detailliert begründen, warum Sie diese Funktionen brauchen. Diese Darstellung kann völlig richtig sein, passt aber möglicherweise nicht zu Ihren individuellen Anforderungen. Nutzen Sie daher eine externe CMS Beratung und fragen Sie in einer spezialisierten CMS Agentur nach praktischen Erfahrungen. So erhalten Sie nicht nur einen besseren Überblick, sondern können die einzelnen Content Management Systeme zielorientierter vergleichen. 

Darüber hinaus können externe CMS-Berater für Sie einordnen, welche zusätzlichen Aufwände für die Implementierung des neuen Systems auf Sie zukommen. Wenn ein Hersteller beispielsweise die Anforderung "Die Inhalte des CMS lassen sich über eine Programmierschnittstelle (API) automatisiert bearbeiten und importieren." als erfüllt angibt, sagt dies noch nichts darüber aus, wie aufwendig die technische Einrichtung dieser Funktion sein wird. Dazu bedarf es einer herstellerunabhängigen Beurteilung.

Zu guter Letzt ergeben sich immer wieder einige Fragen, die sich nicht durch den reinen Vergleich von Funktionen beantworten lassen, sondern nur durch ein individuelles Konzept bewertet werden können. Zu den zwei wichtigsten Entscheidungen zählen vor allem folgende:

  • Lizenzkostenfreie Open Source Lösung oder lizenzpflichtiges CMS?
  • CMS in der Cloud oder On-Premise Lösung?

Beide Fragen bieten Stoff für ausgiebige Diskussionen, alle Varianten bringen wichtige Vor- und Nachteile mit sich. Die richtige Wahl hängt beispielsweise davon ab, welche technische Expertise im eigenen Unternehmen vorhanden ist und wie hoch die Anforderungen an die IT-Sicherheit sind. Selbstverständlich spielen auch die Kosten eine entscheidende Rolle – sowohl kurzfristig als auch langfristig. Für diese wichtigen Fragen gibt es in der Regel keinen anderen Weg, als auf die Expertise einer CMS Agentur zurückzugreifen und eine professionelle Beratung zu beauftragen.

Nehmen Sie sich Zeit für die finale Entscheidung

Die Auswahl eines Content Management Systems stellt ohne Frage eine große Herausforderung dar – gerade in Zeiten, in denen hochwertige Inhalte immer wichtiger werden. Da die Entscheidung für ein (neues) System entsprechend weitreichend ist, sollte die Evaluation der möglichen CMS immer durch eine umfassende Konzeption und externe CMS Beratung begleitet werden. Nur so können Sie gewährleisten, dass Ihre individuellen Anforderungen optimal erfüllt werden und das Content Management System hundertprozentig zu Ihren Unternehmensstrukturen passt.

CMS Evaluation in zehn Schritten

Checkliste zur CMS Evaluation

Das Content Management System ist die Grundlage für Ihre Website. Unsere Checkliste zeigt, welche Anforderungen das System erfüllen muss:

  • Userorientierte Einpflege
  • Kompatibilität mit Drittsystemen
  • Optimale Customer Experience

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