9 ultimative Tipps für Redakteure, die mit dem CMS Fiona arbeiten

Infopark CMS Fiona 7

Tag für Tag verwenden unzählige Online-Redakteure das Content Management System Fiona für ihre redaktionelle Arbeit. Erstaunlicherweise – das zeigt unsere Projekterfahrung – bleiben dabei viele, wertvolle Features oft ungenutzt; meistens weil sie bisher einfach nicht bekannt waren. Genau das möchte ich heute ändern und zeige Ihnen acht praktische Funktionen, die selbst erfahrene Fiona-Redakteure regelmäßig übersehen. Sie werden staunen, was auch in alten Versionen des Infopark CMS alles möglich ist.

Richten Sie sich ausreichend Lesezeichen ein

Diesen Schritt sollte jeder Fiona-Redakteur durchführen, noch bevor die erste Inhaltsseite angelegt wird. Klicken Sie sich einmal durch die gesamte Ordnerstruktur und legen Sie für jeden wichtigen Ordner (z.B. den Speicherort für Ihre Grafiken oder Bereichsseiten) ein Lesezeichen an.

Einfach auf "Lesezeichen – Lesezeichen hinzufügen" klicken, während das entsprechende Element ausgewählt ist und schon wird die Seite in Ihre persönliche Lesezeichenliste aufgenommen.

Anschließend sollten Sie diese noch unbearbeitete Liste nochmal aufrufen (über "Lesezeichen – Lesezeichen bearbeiten") und ggf. die jeweiligen Markierungen umbenennen.

Lesezeichen setzen im CMS Fiona
Setzen Sie Ihre Lesezeichen gleich zu Beginn Ihrer Arbeit. Das erspart Ihnen später viel Zeit.

Nutzen Sie den Verlauf zum Navigieren

Gerade bei umfangreichen Websites und entsprechend verzweigter Ordnerstruktur innerhalb des CMS Fiona sollten Online-Redakteure auf den automatisch erstellten Verlauf in der Hauptnavigation setzen. Darin werden alle aufgerufenen Ordner und Elemente chronologisch erfasst und können bei Bedarf wieder angesteuert werden.

Da Sie meist mit den identischen Elementen beschäftigt sein werden (z.B. die neu zu erstellende Seite und der Ordner für die Bilder), können Sie viel einfacher zwischen den jeweiligen Ordnern hin- und herspringen, als jedes Mal über die übergeordneten Ordner zu gehen.

Der Verlauf im CMS Fiona
Nutzen Sie den Verlauf, um sich schnell durch die Seiten zu navigieren.

Mehrere Bilder gleichzeitig importieren

Wer seine Website optisch ansprechend gestalten möchte, kommt an Fotos und Grafiken nicht vorbei. Gerade als Fiona-Neuling neigt man dazu, den auffälligen "Datei importieren"-Button zu nutzen und die Bilder nacheinander zu importieren. Das muss nicht sein, denn unter "Datei – Archiv importieren" lassen sich ganz einfach ganze Ordner importieren.

Einfach den Zielordner auswählen, die Vorlagen für die jeweiligen Dateiformate (meist PNG oder JPG) bestimmen und schon werden alle Bilder gleichzeitig ins CMS übertragen.

Einziger Nachteil: Die Ordner müssen zuvor komprimiert und beispielsweise in das zip-Format umgewandelt werden. Doch schon ab drei importierten Bildern ist dieser kleine Umweg immer noch deutlich schneller, als alle Grafiken separat einzufügen.

Bilder bequem austauschen

Noch ein zweiter Trick, der oft übersehen wird, erleichtert die Pflege von Grafiken. Wer Bilder importiert, nutzt häufig die vorausgewählte Option "Eine neue Datei anlegen".

Bei bereits verlinkten Grafiken, die nur ausgetauscht werden sollen, bietet sich hingegen die Variante "Die aktuelle Version wird ersetzt" an. Wie der Name schon sagt, wird das bestehende Bild ersetzt, allerdings – und das ist der entscheidende Vorteil – bleiben alle bestehenden Links auf diese Grafik erhalten.

Gerade bei mehrfach genutzten Bildern oder in der Testphase, wenn Grafiken häufig getauscht werden müssen, bietet die Funktionen einen nicht zu unterschätzenden Vorteil.

Löschen Sie mehrere Elemente gleichzeitig

Für die meisten redaktionellen Arbeiten im CMS Fiona bietet sich die Spaltenansicht an, da Sie mit Übersichtlichkeit und vor allem schnelleren Ladezeiten überzeugt. Entsprechend häufig wird sie als Standardeinstellung verwendet. (Sie nutzen Sie noch nicht? Unter "Extras - Persönliche Einstellungen - Content-Navigator" finden Sie eine entsprechende Option mit dem Titel "Ansicht").

Der einzige Haken der Spaltenansicht: Jedes Element lässt sich nur einzeln bearbeiten, was oftmals umständlich wird, wenn für mehrere Inhaltselemente dieselbe Aktion ausgeführt werden soll.

Für diese Fälle lohnt sich ein Wechsel auf die Listenansicht (ganz einfach über die Hauptnavigation). Nun erhalten Sie eine Oberfläche, die zwar für die Navigation zwischen verschiedenen Ordnern eher ungeeignet ist, dafür aber vor jedem Element eine Checkbox bietet.

Nun können Sie mit wenigen Klicks mehrere Inhalte auswählen und eine Massenaktion durchführen. So lassen sich die einzelnen Elemente einer ganzen Seite leicht löschen oder kopieren.

Listenansicht im CMS Fiona
In der Listenansicht können Sie mehrere Elemente gleichzeitig bearbeiten.

Schnellere Freigabeprozesse

Wer mit Fiona startet und seine ersten Inhalte freigibt, wird sich wenig daran stören, dass jede Freigabe über ein Pop-up-Fenster nochmal bestätigt werden muss. Immerhin verhindert die zusätzliche Sperre, dass versehentlich Inhalte freigegeben werden, die noch gar nicht fertig waren.

Erfahrene Redakteure würden sich den (auf Dauer lästigen) Zwischenschritt hingegen lieber ersparen. Kein Problem, auch dafür hat das Infopark CMS eine Lösung, allerdings etwas versteckt.

Wählen Sie die Hauptnavigation und folgen Sie dem Pfad "Extras – Persönliche Einstellung – Grundeinstellungen". Dort finden Sie eine Checkbox mit der Bezeichung "Workflowaktionen bestätigen", bei der Sie den Haken entfernen müssen. Dann wird Ihre Freigabe von Inhalten direkt ausgeführt, ohne dass Sie die erneute Bestätigung jedes Mal zusätzlich durchführen müssen.

Freigabeprozesse im CMS Fiona
Entfernen Sie den markierten Haken, um Ihre Freigabeprozesse zu beschleunigen.

Noch schnellere Freigabeprozesse

Es geht sogar noch besser: Über "Workflow – Bearbeitung abschließen" können Sie mit einem Klick alle Bearbeitungsversionen für die gesamte Website freigeben – egal in welchem Ordner sie liegen oder welche Vorlage dafür genutzt wird. Schneller geht es wirklich nicht!

Allerdings ist bei dieser Funktion etwas Vorsicht geboten. Bevor Sie "Bearbeitung abschließen" nutzen, sollten Sie sich ein klares Bild verschaffen, ob wirklich alle Arbeitsversionen bereit für die Veröffentlichung sind. Sonst könnte die pauschale Freigabe unangenehme Folgen mit sich bringen.

Greifen Sie auf alte Versionen zurück

Eine der vielen Standardfunktionen des CMS Fiona ist die Versionierung aller Inhalte, Ordner und Website-Elemente. Diese praktische Eigenschaft dient Ihnen nicht nur als Backup, sondern unterstützt Sie auch in der redaktionellen Arbeit. Über den Klickpfad "Extras – Versionen anzeigen" können Sie nicht nur alte Versionen des gerade ausgewählten Elementes anschauen, sondern auch direkt zur neuen Arbeitsversion machen.

Darüber hinaus lassen sich verschiedene Versionen vergleichen (Klickpfad: "Extras – Versionen vergleichen"). So können Sie sich die letzten Änderungen ganz leicht in Erinnerung rufen und sie ggf. wieder rückgängig machen.

Investieren Sie in ein gutes Inline Editing

Auch wenn Sie mit unseren Tipps bestens auf die Arbeit im Fiona-Backend gerüstet sind, lohnt sich die Investition in ein leistungsstarkes Inline Editing. Mit entsprechenden Weiterentwicklungen lässt sich selbst in alten Fiona-Versionen eine integrierte Bearbeitung realisieren, mit der Sie Ihre Inhalte direkt in der Website-Ansicht pflegen können. Auf diesem Wege können Sie Ihre redaktionelle Arbeit noch intuitiver und damit auch effizienter gestalten.

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