CMS-Evaluation: Elementarer Baustein für den Erfolg der Web-Strategie

Früher wurden Content Management Systeme ausschließlich dazu genutzt, die Inhalte einer Website zu pflegen. In Zeiten von Echtzeit Website-Personalisierung und global verteilten Redaktionsteams sind die Anforderungen hingegen immens gestiegen – ebenso die Zahl der CMS-Anbieter. Entsprechend schwierig ist die Auswahl eines CMS, das die eigenen Anforderungen optimal erfüllt.

Als erfahrene und systemunabhängige Digitalagentur unterstützen wir Industriekonzerne, kommunale Dienstleister, Banken und Behörden umfassend. Insbesondere bei umfangreichen Relaunch-Projekten stehen hierbei grundsätzliche Strategiefragen ebenso am Anfang des Projekts wie Überlegungen zur technischen Funktionalität und der Integration von CRM- und Content Management Systemen in die bestehende IT-Landschaft.

Wir können über alles reden ...

Wie evaluiert man, mit welchem CMS sich die Online-Strategie des Unternehmens am besten umsetzen lässt? Wie biete ich meinen Kunden und Interessenten den bestmöglichen Online-Service und wie stelle ich die perfekte User Experience her? Und wie geht das alles mit dem sensiblen Thema Datenschutz und DSGVO zusammen?

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Ein entscheidender Baustein für das Gelingen komplexer Webprojekte ist die Evaluation der technischen Basis, auf der gearbeitet werden soll. Dem Content Management System kommt in vielen Projekten eine zentrale Bedeutung zu: Hier wird der redaktionell erstellte Website-Content verwaltet und archiviert, hier werden Medien-Assets abgelegt, hier laufen die Verbindungen von Website-Inhalten und weiteren Systemen wie PIM, CRM, Newsletter-Software etc. zusammen, hier finden sich die Bearbeitungs-Oberflächen für Content Manager, Online-Redakteure, Event-Beauftragte, Marketing, Sales, kurz: für alle Abteilungen, die irgendwie mit Funktionen und Inhalten der Unternehmens-Website befasst sind.

Vorgehen bei der CMS-Evaluation

Projektverantwortliche in Unternehmen fragen oft: Was ist das beste Content Management System?
Leider ist die beste Antwort darauf zunächst immer: Das kommt darauf an.
- Oliver Kurlvink, Senior System Integrator bei Pinuts media+science

Wie jedes technische System muss auch das CMS zum Einsatzzweck, zum Projekt-Scope, zur Unternehmens-Strategie im Allgemeinen und zur Online-Strategie des Unternehmens im Speziellen passen. Es muss zu den Menschen passen, die es bedienen, befüllen und bearbeiten sollen. Letztlich muss es zu den Anforderungen passen, die gestellt werden. Klingt banal? Mag sein. Das ist aber tatsächlich nicht immer von vornherein allen klar.

1 - Fachliche, technische und wirtschaftliche Anforderungen

Manchmal ergeben sich Anforderungen, die an ein komplexes Webprojekt ergehen, erst, wenn man schon mittendrin ist. Zum Beispiel, weil Dinge zuvor "selbstverständlich" erschienen. Eine kleine Tücke der ganz normalen menschlichen Kommunikation sorgt dann für ein großes Problem: Unbewusste Anforderungen basieren auf als „selbstverständlich“ vorausgesetzten Funktionalitäten, die plötzlich fehlen. Häufig vertreten Betroffene die nicht zwingend korrekte Annahme, ein neues System werde alle (positiven) Attribute seines Vorgängers übernehmen.

Andersherum kann das Projektteam auch ungeahnten Anforderungen aufsitzen. Die basieren auf Anforderungen, deren Umsetzung den Projektbeteiligten nicht in den Sinn kommen. Zum Beispiel könnte der Betroffene davon ausgegangen sein, dass eigentlich gewünschte Anforderungen im Projekt ohnehin nicht realisiert werden können.

Häufig unter den Tisch fallen die wirtschaftlichen Anforderungen: Werden die Lizenz- oder Mietkosten meist betrachtet, so lauern bei laufenden Gebühren für Wartung und Support, sowie Zeiten für Updates (Test!) und Konfiguration weitere Fallstricke. Mit Entwicklern sollte zudem abgestimmt werden, wie diese das System erweitern möchten: Zwischen dem Erlernen (und Beherrschen) einer komplexen Enterprise-API und einer leichtgewichtigen REST-Schnittstelle liegen Welten und somit auch Kosten.

Diese Fälle können glimpflich ausgehen. Das ist aber nicht sehr wahrscheinlich. Wahrscheinlicher ist, dass das Projekt zumindest teilweise in Chaos, Schuldzuweisungen, Fehlersuche und Improvisation (also Chaos) versinkt. Lieber vorher genau drüber reden.

Vom Scheitern und Gelingen von Projekten

Jedes Web-Projekt hat seinen Ursprung in einem Problem. Doch was sind die Anforderungen, die das Problem an die Lösung stellt? Komisch Frage? Ist es aber nicht! In der vermeintlichen Banalität deutlich mehr Fallstricke, als man im ersten Moment vermuten würde.

Mehr lesen: Anforderungsmanagement

Meistens schaffen wir Menschen (innerhalb eines Sprachraums) es ja irgendwie, uns miteinander zu verständigen. Wobei: Sind Sie sich wirklich immer sicher, dass Ihr Gegenüber tatsächlich genau das verstanden hat, was Sie gemeint haben? 
Es fällt fast jedem irgendeine Situation ein, in der das Gesagte nicht das Gemeinte war und die Reaktion entsprechend launig oder humorig ausfiel. Bei größeren Projekten dürfte den meisten Projektleitern allerdings das Lachen vergehen, wenn beide Seiten erst spät merken, dass man wohl über unterschiedliches gesprochen haben muss. Die typischen Probleme: Know-How-Differenzen, scheinbar Offensichtliches, schwierig zu formulierende Anforderungen, fehlende gemeinsame Sprachregelungen.

Die Aufnahme der fachlichen, technischen und wirtschaftlichen Anforderungen wird von Pinuts in einem Workshop mit den Projektbeteiligten und (späteren) Bedienern vorgenommen. Daraufhin werden diese Anforderungen evaluiert.

Natürlich erscheint so ein Workshop ersteinmal aufwändig. Aus Erfahrung kann ich aber sagen: Hinterher was ändern, was vorher nicht bedacht wurde, ist meistens aufwändiger. Und stressiger. Und für alle Seiten unbefriedigend.

- Oliver Kurlvink, Senior System Integrator, Pinuts

Wie soll die neue Webseite aufgebaut werden? Welche Inhalte soll sie haben und wer wird sie verändern? Auf der anderen Seite: Wer wird darauf zugreifen? Was davon gibt es bereits und kann eventuell übernommen werden? Was muss komplett neu geschaffen werden und von wem? Von wem wird der zu schaffende Content betreut? Oder existiert der bereits? Gibt es Anforderungen, die ein etwaiges bestehendes Design an das CMS stellt? Oder ist das noch zu eruieren?

2 - Workshop: Inhalte, Strukturen, Designs

In einem zweiten Workshop werden Fragen zu Inhalten und Strukturen erörtert. Falls ein bestehendes Design übernommen werden soll, muss dies geklärt werden. Eventuell ergeben sich aus diesem wiederum Kriterien für das Content Management System.

3 - Alle Klarheiten beseitigt?

In einer CMS-Longlist werden nun von Agentur und Auftraggeber gemeinsam verschiedene Content Management Systeme verschiedener Hersteller gesammelt.

Die Anforderungen verschiedener Stakeholder an das CMS aus den vorangegangenen Workshops werden zudem - ebenfalls gemeinsam, bestenfalls mit ein paar Tagen Abstand - priorisiert.

Die CMS-Experten bei Pinuts erstellen nun eine CMS-Shortlist, die nur noch die Softwaremodelle enthält, die die Anforderungen erfüllen. Ein ausführlicher Vergleich der Systeme, deren Umsetzungen der Anforderungen und zu erwartende Aufwände bei der Integration wird von Pinuts inklusive einer grafischen und tabellarischen Auswertung und einem Scoring formuliert.

Das Ergebnis - eine wohldurchdachte und fundierte Handlungsempfehlung für den Website-Relaunch, die allen Beteiligten ein gutes Gefühl für die nächsten Schritte gibt - kommt letztlich als kompakter Relaunch-Leitfaden im PDF-Format daher.

4 - Hersteller kennenlernen!

Optional ist eine Herstellerpräsentation der Systeme. Hierbei "pitchen" zu einem gewünschten Termin und in einem angemessenen Rahmen die CMS-Hersteller ihre Systeme. Natürlich ist das ein Buhlen um Ihre Gunst - die meisten CMS sind schließlich nicht umsonst zu haben und Lizenzkosten manchmal nicht zu verachten.

Damit bei einem solchen Pitch keine bloßen Werbesituationen entstehen, in denen die CMS-Hersteller vor allem die Vorteile ihrer jeweiligen Systems in den Vordergrund stellen, verschärfen wir als CMS-Agentur die Situation - für die CMS-Hersteller: Diesen werden von Pinuts Aufgaben gestellt, die diese zu lösen und im Pitch vorzustellen haben. Teilweise wird nur eine beschränkte Bearbeitungszeit für die Aufgaben eingeräumt, so dass nicht nur die prinzipielle Lösbarkeit, sondern auch der notwendige Aufwand im Pitch eingeschätzt werden können. Erfahrungsgemäß gibt es nämlich vor allem gerade beim notwendigen Aufwand erhebliche Unterschiede bei den CMS.

Und auch wenn am Ende noch mehrere Anbieter im Rennen sind, kann eine solche Pitch-Situation hilfreich gewesen sein: Vielleicht gereicht letztlich das Bauchgefühl als Zünglein an der Waage sein, wenn Systeme beispielsweise sehr ähnlich sind oder gar die Zusammenarbeit mit einem Hersteller aus irgendwelchen Gründen skeptisch gesehen wird.

Die CMS-Experten von Pinuts sind beim Pitch vor Ort und können die Präsentation der Hersteller kritisch hinterfragen. Denn das ist:

5 - Unsere Rolle

Wie sehen wir uns bei all dem? Wir vertreten Ihnen, sowie uns selbst gegenüber eine Handvoll Werte, die uns wichtig sind, damit wir Ihnen und uns in die Augen sehen können. Das sind:

  • Transparenz
  • Kompetenz
  • Integrität

Wir beraten professionell und objektiv und empfehlen am Ende das am besten passende System - uneingeschränkt von etwaigen Vertriebsentscheidungen oder Partnerschaften. Wir beraten Sie unvoreingenommen und unabhängig. 

Mehr zum Thema ...

Wie finde ich das passende (Enterprise) Content Management System?

Welche Features ein Enterprise-CMS haben sollte und haben kann und welche Gefahren bei der CMS-Auswahl lauern, haben wir bereits im Blog für Sie zusammengefasst. Dort finden Sie auch unsere kostenfreie Checkliste: CMS-Evaluation in zehn Schritten.

Mehr lesen: Wie finde ich das passende CMS?

Fazit: CMS-Beratung - wozu das alles?

Im Rahmen der Online- oder Digitalisierungsstrategie Ihres Unternehmens wird sich die Anforderung ergeben, ein System zu finden, an das man sich die nächsten Jahre binden kann und mit dem das Unternehmen seine Ziele erfolgreich verfolgen kann.

Es muss daher also ein CMS ausgewählt werden, das passt: Weder darf es zu "klein" sein (um künftige Entwicklungen nicht zu behindern) noch darf es zu "groß" sein (und somit durch anfallenden Entwicklungsaufwand das Projekt zum Kippen zu bringen). Hersteller müssen weiterhin zuverlässig und erreichbar sein - denn auch die besten CMS haben Fehler und müssen gewartet werden. Sie schaffen mit dem passenden CMS die Grundlage für eine effektive Digitalstrategie Ihres Unternehmens und legen Sie so die Weichen für Wachstum und Stabilität.

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