Ein entscheidender Baustein für das Gelingen eines Website-Relaunches ist die Evaluation des Systems, mit dem gearbeitet werden soll. Dem Content Management System kommt in vielen Web-Projekten eine zentrale Bedeutung zu: Hier wird der redaktionell erstellte Website-Content verwaltet und archiviert, hier werden Medien-Assets abgelegt, hier laufen die Verbindungen von Website-Inhalten und weiteren Systemen wie Product-Information-Management (PIM), Customer-Relationship-Management (CRM), Newsletter-Software, Marketing Automation etc. zusammen. Darüber hinaus stellt das CMS-System die Bearbeitungs­oberflächen für Content- und Eventmanager, Onlineredakteure, Marketingfachkräfte und Salesmitarbeiter bereit, also für alle Abteilungen, die irgendwie mit Funktionen und Inhalten der Unternehmens-Website befasst sind.

Wie jedes technische System muss auch das CMS zum Einsatzzweck, zum Projektumfang, zur Unternehmensstrategie und zur Onlinestrategie des Unternehmens passen. Es muss zu den Menschen passen, die es bedienen, befüllen und bearbeiten sollen. Es muss sich in die vorhandene Systemumgebung integrieren lassen. Letztendlich muss es bestmöglich zu allen Anforderungen passen, die sich aus diesen verschiedenen Perspektiven ergeben und sich im verfügbaren finanziellen Rahmen bewegen. 

Im ersten Schritt der CMS-Evaluation werden alle fachlichen, technischen und wirtschaftlichen Anforderungen an das CMS in einem Anforderungsprofil zusammengestellt. Ein Workshop mit den Projektbeteiligten und späteren Bedienern bietet dafür einen guten Rahmen.

Die Praxis der CMS-Evaluation zeigt, dass es bei der Erfassung der Anforderungen einige typische Fallstricke gibt. 

Oft wird als selbstverständlich vorausgesetzt, dass liebgewordene Funktionen des bestehenden Systems auch in anderen Systemen enthalten sind – das ist aber häufig nicht der Fall. Wenn auf diese „unbewussten“ Anforderungen von Anfang an ein besonderes Augenmerk gelegt wird, lässt sich vermeiden, dass sie erst im laufenden Webprojekt auffallen und ungeplanten Aufwand verursachen.

Gleiches gilt für „ungeahnte“ Anforderungen, die deshalb nicht formuliert und in den Anforderungskatalog aufgenommen werden, weil ihre Umsetzung den Projektbeteiligten gar nicht in den Sinn kommt, zum Beispiel weil sie davon ausgehen, dass dieses im Rahmen des bevorstehenden Projektes ohnehin nicht möglich ist.

Die Gefahr einer Fehleinschätzung entsteht auch dann, wenn ein sehr gut passendes CMS-System wegen einer einzelnen wichtigen, nicht erfüllten Detailanforderung ausgeschlossen wird. In vielen Fällen können entsprechende Funktionalitäten mit geringem Entwicklungsaufwand erweitert werden.

Die wirtschaftlichen Anforderungen weisen regelmäßig bestimmte Lücken auf. Während Lizenz- und Mietkosten üblicherweise in die Evaluation eingehen, werden sowohl die laufenden Gebühren für Wartung und Support, als auch der Zeit- und Kostenaufwand für Updateinstallationen, Tests und Systemkonfigurationen oft nicht vollständig berücksichtigt, obwohl sie einen erheblichen Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit haben.

Bei den technischen Anforderungen fällt die Anbindung von Fremdsystemen oder gewünschten Eigenentwicklungen besonders ins Gewicht. Diese sollte im Detail mit den Entwicklern abgestimmt werden: Zwischen dem Erlernen und Beherrschen einer komplexen Enterprise-API und einer leichtgewichtigen REST-Schnittstelle liegen Welten und daher auch entsprechende Unterschiede im Zeit- und Kostenaufwand.

Wenn die Anforderungserhebung abgeschlossen ist, beginnt die Analysephase. In der ersten Runde werden die gesammelten Aspekte innerhalb der Fachbereiche und der IT begutachtet und strukturiert. In der zweiten Runde arbeiten die Beteiligten aus Redaktion, Marketing, Technik und Einkauf gemeinsam daran, die Anforderungen miteinander abzugleichen, zu bewerten und zu priorisieren.

Es zahlt sich aus, bei der Erhebung der Anforderungen mit großer Sorgfalt vorzugehen und bei großen Projekten die Unterstützung einer externen CMS-Beratung zu nutzen. Die Qualität des Anforderungsprofils entscheidet nicht nur über die Auswahl des richtigen Content Management Systems, sondern trägt auch wesentlich dazu bei, dass das Webprojekt im geplanten Zeit- und Kostenrahmen realisiert werden kann.

In unserem Webinar zeigen wir Ihnen typische Fehler bei der Anforderungserhebung und wie Sie diese vermeiden:

In einer CMS-Longlist werden die geeigneten Content Management Systeme verschiedener Hersteller gesammelt. Anhand der Musskriterien des Anforderungskataloges lassen sich zunächst die Systeme herausfiltern, die diese Kernanforderungen erfüllen. Um die Auswahlliste weiter zu reduzieren, wird anschließend ein ausführlicher Vergleich der Produkte vorgenommen. Dabei kommt es besonders darauf an, wie die einzelnen Anforderungen umgesetzt werden und welche Aufwände bei der Integration zu erwarten sind. Das Ergebnis ist eine Shortlist der am besten geeigneten CMS. Auch wenn sich zu diesem Zeitpunkt in vielen Fällen schon ein Favorit herauskristallisiert hat, sollte die CMS-Evaluation um eine Produktvorführung der Hersteller ergänzt werden.

Bei einer Live-Präsentation versuchen die Anbieter, vor allem die Vorteile ihrer Produkte in den Vordergrund zu stellen. Die am Auswahlprozess Beteiligten können sich dennoch einen lebendigen Eindruck von der Bedienung der Produkte verschaffen und ein Gefühl für die Zusammenarbeit entwickeln. Es empfiehlt sich, den Herstellern bestimmte Aufgaben zu stellen, und nicht nur deren Lösung, sondern auch den Bearbeitungsaufwand zu bewerten. Kritische Rückfragen, die die in den Marketingfolien präsentierten Aussagen gezielt auf den Prüfstand stellen, sollten nicht gescheut werden. Dabei treten oft bemerkenswerte Unterschiede zwischen den Systemen zu Tage. Nach der Auswertung aller Eindrücke und Informationen aus den Produktpräsentationen kann eine fundierte Entscheidung für das am besten geeignete CMS gefällt werden.

Im Rahmen der Online- oder Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens kann es erforderlich werden, ein neues Content Management System auszuwählen. Eine CMS-Evaluation ist ein definierter Prozess zur Auswahl eines CMS-Systems, mit dem die für die nächsten Jahre geplanten Unternehmensziele bestmöglich umgesetzt werden können. Das CMS darf weder zu "klein" sein, um künftige Entwicklungen nicht zu behindern, noch darf es zu "groß" sein, um die Projekt-, Betriebs- und Nutzungskosten nicht durch unnötige Komplexität in die Höhe zu treiben. Der Hersteller muss zuverlässig und erreichbar sein - denn auch die besten CMS haben Fehler und müssen gewartet werden. Mit einem passenden CMS legen Sie die Grundlage für eine effektive Umsetzung der Digitalstrategie Ihres Unternehmens und stellen die Weichen für Wachstum und Stabilität.