CMS-Vergleich - Wie finde ich das beste CMS?

CMS-Vergleich - Wie finde ich das beste CMS?

Wie finde ich das beste CMS für mein Unternehmen?

Wenn Sie gerade nach dem Stichwort "CMS Vergleich" gesucht haben und nun hoffen, anhand einer detaillierten Vergleichs­matrix das richtige CMS für Ihr Unternehmen auswählen zu können, werden Sie bald enttäuscht sein: Auf den ersten Blick gibt es nur wenige Unter­schiede zwischen den aufgelisteten Content Management Systemen und die praktische Relevanz ihrer technischen Eigenschaften ist oft schwer einzuschätzen. 

  • Einige Leistungs­merkmale der CMS werden dramatischen Einfluss auf die Kosten und die Qualität Ihres Webprojektes haben. Diese sind allerdings für jedes Vorhaben und jedes Unternehmen unterschiedlich zu bewerten. 

In diesem Beitrag geben wir Ihnen 10 Tipps für einen erfolg­reichen CMS-Vergleich, damit Sie die für Ihr Web-Projekt relevanten CMS-Eigenschaften identifizieren und das beste CMS für Ihr Unternehmen auswählen können. Wenn Sie wenig Zeit haben, können Sie eine externe CMS-Beratung hinzuziehen.

Warum ein CMS-Vergleich immer wichtiger wird

Das CMS ist heute eine Kerntechnologie der Digitalisierung und steht im Zentrum wichtiger Aufgabenbereiche aus Vertrieb, Kundenservice und Personal­management. Diese sollen in interne Prozesse eingebunden werden und vollständig digitalisiert ablaufen. Daraus ergeben sich völlig neue Anforderungen an Content Management Systeme. 

  • Ob, wie gut und zu welchen Kosten Ihre Anforderungen umsetzbar sind, hängt entscheidend von der eingesetzten CMS-Technologie ab.  

Wer am CMS-Vergleich spart, muss damit rechnen, dass später wichtige Funktionen nicht zur Verfügung stehen oder notwendige Erweiterungen hohe Entwicklungs­kosten verursachen.

In unserem Webinar zeigen wir Ihnen typische Fehler bei der CMS-Auswahl und wie Sie diese vermeiden:

Warum ein CMS-Vergleich immer schwieriger wird

Der CMS-Markt ist unübersichtlich

Allein im deutschsprachigen Raum können Sie zwischen hunderten verschiedener Lösungen wählen. Aktuelle Bestenlisten können zwar eine erste Orientierung geben, sagen aber nur wenig darüber aus, wie gut sich ein CMS für Ihr individuelles CMS-Projekt eignet. 

  • In den üblichen Vergleichstabellen wird meist nur angegeben, ob etwas funktioniert, obwohl das wie viel entscheidender für die erfolgreiche Anwendung ist - dazu später mehr.

  • Viele CMS-Vergleiche beschäftigen sich nur mit kosten­losen Open-Source-Systemen und den Bedürfnissen von kleinen Unternehmen. 

  • Vergleichslisten leistungsstarker Enterprise-CMS, z.B. von Gartner, sagen wenig über die hohen Implementierungs­kosten der führenden Systeme aus.

Bei einem CMS-Vergleich geht es darum, ein CMS auszuwählen, dessen Leistungs­profil sich möglichst gut mit den eigenen Anforderungen deckt und sowohl ein „zu wenig“ als auch ein „zu viel“ zu vermeiden.

Erst Anforderungen erheben, dann CMS vergleichen

Es empfiehlt sich daher, von Anfang an die Besonder­heiten des eigenen Unter­nehmens und des konkreten Projektes in den Blick zu nehmen. Erst wenn Sie Ihre individuellen Anforderungen definiert haben, können Sie passende Content Management Systeme identifizieren und miteinander vergleichen.  

  • Ein CMS-Vergleich ist also im ersten Schritt vor allem ein Vergleich der Funktionalitäten am Markt verfügbarer CMS mit Ihren Anforderungen. 

  • Erst im zweiten Schritt werden die in Frage kommenden CMS direkt miteinander verglichen, um aus allen potenziellen Kandidaten das beste CMS für Ihr Unternehmen auszuwählen.

10 Tipps für einen erfolgreichen CMS-Vergleich

1. Bleiben Sie objektiv

Wappnen Sie sich gegen subjektive und von eigenen Interessen geleitete Argumente der internen und externen Beteiligten, z.B. Produktpräferenzen von IT-Verantwortlichen, Redakteuren, CMS-Herstellern, Beratungs­unternehmen und Agenturen. Hinterfragen Sie diese und ähnliche Vorurteile und Vorent­scheidungen über CMS-Systeme:

  • Wir bleiben beim aktuellen System, damit wir den Aufwand für Migration und Einarbeitung einsparen.
  • Aus Kostengründen kommt nur ein Open-Source-System in Frage.
  • Cloud-Lösungen sind nicht so sicher wie unsere eigenen IT-Systeme.
  • Wir nehmen das CMS, das unsere Redakteur:innen bereits kennen und bedienen können.

2. Beziehen Sie alle Beteiligten ein

Auch wenn in vielen Fällen eine Abteilung oder ein Team die Hauptverantwortung für die Auswahl des passenden CMS trägt, müssen alle Beteiligten aus Redaktion, Marketing, IT und Einkauf gleichberechtigt in den Prozess der Anforderungs­erhebung einbezogen werden. 

  • Fehlende Anforderungen verzerren den CMS-Vergleich und bergen das Risiko, dass erst im Verlauf des Projektes auffällt, dass die gewählte CMS-Technologie die Anforde­rungen des Projektes nur ungenügend erfüllen kann.

3. Prüfen Sie Ihre Digitalisierungs­strategie 

Wenn ein neues CMS angeschafft werden soll, liegt der letzte Website-Relaunch meist einige Zeit zurück und es haben sich dringende Anforderungen angestaut, die mit der neuen Technologie endlich umgesetzt werden sollen. Daher dreht sich bei der Planung zunächst alles um überfällige Themen, mit denen das Unter­nehmen wieder an den aktuellen Marktstandard anschließen möchte. 

  • Richten Sie zusätzlich den Blick in die Zukunft und denken Sie bei Ihrem CMS-Vergleich auch über sich ankündigende technische Innovationen und daraus resultierende Erwartungen der Nutzerinnen und Nutzer nach. 

  • Passen Sie bei Bedarf die strategischen Ziele des Unter­nehmens an und leiten Sie daraus die Anforderungen für ein zukunftssicheres CMS ab.

4. Konzentrieren Sie sich auf die relevanten Anforderungen

Aus unseren CMS-Beratungen wissen wir, dass 80% der typischen Anforderungen aus dem redaktionellen Bereich für die Auswahl des CMS-Systems überhaupt nicht relevant sind, weil sie heute von allen gängigen Produkten erfüllt werden oder sich auf die Eigen­schaften von Templates beziehen, z.B. die auto­matische Reduzierung der Größe von Bildern, Berechtigungssysteme oder die Einrichtung von Workflows. Im Unterschied dazu sind die Anforde­rungen aus dem technischen Bereich oft nicht detailliert genug beschrieben, obwohl sie großen Einfluss auf den CMS-Vergleich haben, z.B. die Anbindung von Drittsystemen. 

  • Sorgen Sie unbedingt dafür, dass die technischen Anforderungen präzise und mit der notwendigen Fachexpertise aufgenommen und bewertet werden. Bei Engpässen im eigenen Haus können Sie externe Spezialisten hinzuziehen.

5. Beschreiben Sie Ihre Anforderungen sehr präzise

Eine zu oberflächliche und ungenaue Formulierung der Anforderungen schafft Raum für Missverständ­nisse und absichtliche Fehlinter­pretationen durch Hersteller und Anbieter. 

  • In vielen Fällen verursachen diese Unschärfen zusätzliche Kosten für Lizenz­erweiterungen und Individual­entwick­lungen, die nicht in den CMS-Vergleich eingegangen sind und das Budget unnötig belasten.

6. Stellen Sie die richtigen Fragen

Die Darstellung des Anforderungsprofils in einer Matrix verleitet dazu, Leistungs­merkmale mit einfachen Ja-Nein-Antworten abzufragen. In der Praxis kommt es allerdings weniger darauf an, ob etwas geht, sondern vor allem darauf, wie etwas geht. Das beste CMS für Ihr Unternehmen ist nicht unbedingt das mit den meisten positiven Häkchen, sondern dasjenige, welches am besten dazu passt, wie Ihre Mitarbeiter:innen mit dem CMS-System arbeiten wollen. 

  • Fragen Sie in Ihrer Anforderungsmatrix und bei Anbieter­präsentationen nach ausführlichen Beschreibungen der benötigten Funktionali­täten.

7. Planen Sie genug Zeit und Fachkenntnis ein

Ein Mangel an Zeit oder Fachwissen verfälscht den gesamten CMS-Vergleich:

  • Anforderungen sind unvollständig und ungenau formuliert
  • Bewertungskritieren weichen von tatsächlichen Prioritäten ab
  • Gewichtung zwischen Preis und Leistung stimmt nicht

Investieren Sie lieber in eine CMS-Beratung, als sich über die Folgeprobleme und Kosten einer Fehl­entscheidung zu ärgern.

8. Achten Sie auf das Preis-Leistungs-Verhältnis

Das richtige Verhältnis zwischen Preis und Leistung kann über den Erfolg oder Misserfolg der CMS-Investition entscheiden. 

  • Leistungsmerkmale wie Inline-Editing (WYSIWYG) erhöhen nicht nur die Zufrieden­heit der Redaktion, sondern auch die Geschwindigkeit und Qualität der Content­erstellung.

  • Eine gute Integrations- und Programmier­fähigkeit des CMS steigert nicht nur die Qualität und Flexibilität bei der Umsetzung des aktuellen Webprojektes, sondern wirkt noch weit in die Zukunft hinein.

Andererseits kann ein zu großes und unnötig teures CMS dauerhaft unnötigen Aufwand verursachen und am Ende langfristig unwirtschaftlich sein.

9. Betrachten Sie alle Kosten

Es gibt kein kostenloses Content Management System. Jedes CMS verursacht in unter­schiedlichem Maße Kosten für die Installation, Wartung, Einrichtung, Einarbeitung und Weiter­entwicklung. Für einen aussagekräftigen CMS-Vergleich müssen alle Kosten, die in Verbindung mit der Nutzung des CMS stehen, berücksichtigt werden.

10. Hinterfragen Sie die Aussagen der Hersteller

Ob es um einen ausgefüllten Anforderungs­katalog oder um eine anstehende Produktpräsentation geht. Natürlich wollen Anbieter und Hersteller ihr Produkt von der besten Seite zeigen und Schwachstellen nach Möglichkeit unsichtbar machen. Lassen Sie sich nicht von sympathischen Verkäufern und geschickten Werbe­aussagen blenden, sondern hinterfragen Sie alle Aussagen kritisch.

  • Geben Sie sich nicht mit Ja-Nein-Antworten zufrieden, sondern lassen Sie sich genau erklären, wie etwas geht und ob für die Nutzung bzw. Realisierung zusätzliche Kosten entstehen. 

Vielleicht fällt es Ihnen schwer, unangenehme Rückfragen zu stellen, weil Sie die spätere Zu­sammenarbeit nicht belasten wollen. In diesem Fall oder wenn Ihnen die technischen Fach­kenntnisse fehlen, können Sie diese unangenehme und anspruchsvolle Aufgabe an einen externen CMS-Berater übertragen.

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In unserem Leitfaden CMS-Evaluation bekommen Sie alle Informationen über einen professionellen CMS-Vergleich.

Wie wird ein CMS-Vergleich durchgeführt?

In 9 Schritten zum passenden CMS

  1. Team zusammen­stellen
  2. Fachliche Anforderungen erheben
  3. Technische Anforderungen definieren
  4. Wirtschaftliche Anforderungen festlegen
  5. Kriterienkatalog erstellen
  6. Geeignete CMS auswählen: die Longlist
  7. Favoriten identifizieren: die Shortlist
  8. Anbieter zur Präsentation einladen
  9. Auswerten und entscheiden

1. Team zusammenstellen

Bringen Sie in Erfahrung, welche Teams und Abteilungen in die Entscheidung einbezogen werden sollten und welche Personen die geeigneten Ansprechpartner sind. Steht allen Beteiligten genügend Zeit zur Verfügung und sind alle notwendigen Fach­kenntnisse im Team vorhanden? 

  • Wenn nicht, können Sie die Unterstützung durch eine externe CMS-Beratung in Erwägung ziehen. Diese sollte etablierte Methoden, Praxis­erfahrung bei der Umsetzung und Evaluierungserfahrung mit einem breiten Spektrum vieler verschiedener CMS mitbringen.

Wer trägt zur CMS-Entscheidung bei?

  • Marketing

    Zielgruppen, Buyer Personas, Design und Search Engine Optimierung (SEO)

  • Redaktion

    Redaktionelle Funktionen und komfortable Bedienung

  • IT-Team

    Einbindung in die vorhandene IT-Landschaft und Schnittstellen

  • Digitalisierung (Team oder Stabsstelle)

    Digitale Arbeits­prozesse und Integration von Anwendungen

  • Geschäftsleitung

    Präzisierung der Unternehmens- und Digitali­sierungs­strategie

2. Fachliche Anforderungen erheben

Zur Identifikation der fachlichen Anforderung an das Content Management System müssen zunächst alle relevanten Ansprech­partner aus Online-Redaktion und Marketing befragt werden. 

  • Manchmal ist es aufschlussreich, direkt mit den Nutzer:in­nen Ihrer Website zu sprechen, z.B. mit Interessenten, Kunden und Jobsuchenden.

  • Bei einem gut organisierten Workshop mit den Beteiligten lassen sich die CMS-Anforde­rungen effektiv und umfassend ermitteln. 

Checkliste für Ihren CMS-Vergleich: Themen

  • Redaktionsoberfläche
  • Workflows
  • Asset-Management
  • Content-Struktur
  • Mandaten und Rollen
  • Personalisierung
  • Suche
  • externe Anwendungen
  • Integrationen
  • Tracking / Analytics
  • SEO
  • Mehrsprachigkeit
  • Barrierefreiheit

3. Technische Anforderungen definieren

Wer die technischen Vorgaben ermitteln will, setzt sich mit den Entwicklern, System-Integratoren und Administratoren zusammen. Die Anforderungen und Restriktionen ergeben sich einerseits aus dem aktuellen Ist-Zustand und andererseits aus der gewünschten Entwicklung und dem angestrebten Wachstum. Auch die Sicherheits­ansprüche des Unternehmens und die Erwartungen an die Verfügbarkeit und Leistungs­fähigkeit des Supports haben großen Einfluss.

  • Führen Sie eine detaillierte Kartographie der IT-Systeme und Anwendungen durch. In einem Diagramm können Sie Schnitt­stellen und Daten- und Informationsflüsse über­sichtlich abbilden und eine Menge Optimierungs­potenzial entdecken. 

Checkliste für Ihren CMS-Vergleich: Schnittstellen

  • Product Information Management (PIM)
  • Digital Asset Management (DAM)
  • Shoplösungen
  • Plattformen für Social-Media-Management
  • Customer Relationship Management (CRM)
  • Enterprise Resource Planning (ERP)

4. Wirtschaftliche Anforderungen festlegen

Die wirtschaftliche Bewertung verschiedener CMS ist besonders anspruchsvoll. Einerseits gibt es viele verschiedene Lizenz­modelle, von kosten­freien Open-Source-CMS bis hin zu proprietären Cloud- oder On-Premises-Systemen. Neben den offensichtlichen Anschaffungs- und Implementierungs­kosten gibt es viele teils versteckte Gebühren und Aufwände, die erst zu einem späteren Zeitpunkt anfallen und die langfristige Wirt­schaftlichkeit der CMS-Auswahl bestimmen.

  • Fachliche Anforderungen, die über die üblichen Standard­funktionali­täten der CMS hinausgehen, können ein großen Einfluss auf die Kosten haben und sollten besonders im Auge behalten werden. 

  • Je nach System können notwendige Individual­entwick­lungen hohe oder geringe Kosten verursachen und zu mehr oder weniger guten Ergebnissen führen.

  • Viele Systeme mit geringen Anschaf­fungs­kosten sind weniger gut auf individuelle Anpassungen und Integrationen vorbereitet und können im Nachhinein unerwartete Zusatzkosten verursachen. 

Checkliste für Ihren CMS-Vergleich: Kosten

  • Welche fortlaufenden Kosten gibt es für Support, Wartung und Updates?
  • Welche Kosten müssen für Lizenz­erweite­rungen, z.B. zusätzliche User und Module eingeplant werden?
  • Sind die benötigten Standard­schnitt­stellen vorhanden oder müssen diese individuell entwickelt werden?
  • Wie hoch ist der Aufwand für aktuelle und zukünftige individuelle Anpassungen und Weiter­entwicklungen?
  • Wie hoch sind die Bearbeitungs­zeiten im Redaktions­team und in der IT?

Ein überraschendes Ergebnis unserer CMS-Evaluationen

Auch wenn CMS-Systeme beim Vergleich mit ganz unter­schiedlichen Lizenz­kosten starten, liegen sie bei den Gesamt­kosten häufig wieder gleichauf.

CMS-Vergleich mit Darstellung der Kosten verschiedener CMS in einem Netzdiagramm

5. Kriterienkatalog erstellen

Auf dem Fundament aller gesammelten, kategori­sierten und priorisierten CMS-Anforderungen können Sie nun einen individualisierten Katalog mit CMS-Kriterien zusammenstellen. Legen Sie ein Punkte­system für die Bewertung und Gewichtung der verschiedenen Themen fest. Entscheiden Sie, welche Anforderungen ein „Muss“ sind und welche in den „Kann“-Bereich gehören.

6. Geeignete CMS auswählen: die Longlist

Erst nach dieser gründlichen Anforderungs­analyse können Sie eine Liste der für Ihr Unternehmen in Frage kommenden Content Management Systeme erstellen und CMS, die die Muss-Anforderungen nicht erfüllen, sicher ausschließen. Nun werden CMS-Vergleichs­listen und Produkt­informa­tionen der Hersteller interessant. Gleichen Sie diese Informa­tionen mit Ihrem Kriterienkatalog ab und nehmen Sie passende Systeme in die Longlist auf. 

  • Sie werden feststellen, dass einige CMS, die Sie zuvor ins Auge gefasst hatten, nicht mehr in Frage kommen und überrascht sein, wie viele für Ihr Unter­nehmen hoch­interessante CMS Ihnen bislang kaum bekannt waren.  

Möchten Sie neue CMS entdecken? 

Diese 42 Content Manage­ment Systeme haben wir schon in CMS-Evaluationen für unsere Kunden miteinander verglichen.

  • Adobe Experience Manager
  • Bitrix24
  • ButterCMS
  • ContentChef
  • Contentful
  • Contentstack
  • CoreMedia
  • Coyo/Haiilo
  • CrafterCMS
  • dotCMS
  • Drupal
  • FirstSpirit
  • GIPS
  • Hygraph
  • Ibexa
  • Intrexx
  • Just Social
  • Kentico Kontent
  • Keystone
  • Kontent.ai
  • Liferay
  • Magnolia
  • MangoApps
  • Neos
  • OpenText WSM
  • Optimizely
  • Payload CMS
  • Peakfactor
  • Pimcore
  • pirobase
  • ProcessWire
  • Sanity
  • Scrivito
  • Sitecore
  • Sitefinity
  • Stackfield
  • Storyblok
  • Strapi
  • Typo3
  • Viadesk
  • Webiny
  • WordPress

Wenn Sie sehr komplexe Anforderungen haben und Ihnen die Auswahl der geeigneten CMS schwerfällt, können Sie die Unterstützung einer CMS-Beratung suchen.

7. Favoriten identifizieren: die Shortlist

Prüfen Sie, welche CMS auf der Longlist fast alle Kann-Kriterien erfüllen und wählen Sie die drei bis fünf besten Systeme aus. Diese werden nun anhand Ihres Kriterien­katalogs und Punkte­systems im Detail analysiert und bewertet, um sie in eine Rang­folge zu bringen. Danach können Sie entscheiden, welche CMS-Hersteller Sie zu einer Präsentation einladen möchten.

8. Anbieter präsentieren lassen

Die Live-Präsentation der Hersteller verschafft Ihnen einen zusätzlichen Eindruck von der Leistungs­fähigkeit und Vertrauens­würdigkeit der Angebote. Bereiten Sie sich gut vor und scheuen Sie sich nicht, kritische Fragen zu stellen und klare Antworten einzufordern - die meisten Sales-Mitarbeiter sind sehr geschickt darin, Problem­bereiche zu kaschieren. 

  • Bestehen Sie darauf, dass die Anbieter live zeigen, wie die Bearbeitung erfolgt und wie die Arbeits­abläufe in der Praxis aussehen. Klopfen Sie alle wohl­klingenden Marketingaussagen auf ihren Wahrheits­gehalt ab.

9. Auswerten und entscheiden

Lassen Sie sich von der systematischen und fest­geschriebenen Vorgehens­weise einer Ausschreibung inspirieren. Wenn sich bei den Anbieter­präsenta­tionen ein eindeutiger Lieblings­kandidat heraus­kristallisiert hat, heißt es aufpassen! Hat dieser wirklich das beste Angebot und kann eine faire Zusammenarbeit bieten? Oder ist es einem geschickten Verkäufer gelungen, Ihr Vertrauen zu gewinnen und Sie von wichtigen Entscheidungs­kriterien abzulenken?

  • Halten Sie sich an die zuvor festgelegten Bewertungs­maßstäbe und Entscheidungs­kriterien und wählen Sie auf dieser Grund­lage das beste CMS für Ihr Unternehmen aus.

CMS-Vergleich im Webinar

  • Übersicht über ver­schiedene CMS-Technologien

  • Aktuelle Trends und zukünftige Entwick­lungen

  • 5 häufige Fehler bei der CMS-Auswahl 

  • 5 Tipps für die Erhebung und Analyse der Anfor­derungen

  • Weitere Schritte einer professio­nellen CMS-Evaluation

Sehen Sie sich jetzt gleich kosten­frei unsere Webinar­­aufzeich­nung vom 14. Novem­ber an. Wir verwen­den das Tool Webinargeek.

Lesedauer: 8 Minuten
Kategorie
WebprojektCMS
Schlagwort
CMS-EvaluationCMS-AnforderungenCMS-KostenDigitalisierungCMS-BeratungCMS-Vergleich
Autorin
Portraitfoto Nicole
Nicole Mittendorf
Senior Marketing Managerin

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