Erfahren Sie alles, was Marketingfachleute, IT-Verantwortliche und Digitalisierungs­beauftragte über CMS-Systeme wissen müssen.

Content Management Systeme sind heute ein zentrales Element der Digitalisierungs­strategie von Unternehmen und Behörden. Anfangs dienten Websites nur dazu, Informationen zu präsentieren und bereit­zustellen. Inzwischen geht es vor allem darum, digitale Daten auszutauschen und digitale Services anzubieten. 

Um diesen Anforderungen nachzu­kommen, sind CMS-Systeme immer komplexer, flexibler und spezialisierter geworden. Dabei sind neue Technologie­ansätze, neue Produkt­gattungen und neue Integrationsplattformen entstanden. 

Nutzen Sie unseren Leitfaden CMS-Evaluation, um die Anforderungen Ihres Unternehmens an ein CMS zu ermitteln.

Web CMS haben die Aufgabe, Inhalte von Websites darzustellen und zu verwalten. Daraus ergeben sich Anforderungen wie Multi-Domain-Fähigkeit, Mehr­sprachigkeit und eine möglichst intuitive Struktu­rierung und Pflege der Inhalte. Schnittstellen zu externen Anwendungen wie CRM und Shop-Systemen stehen nicht im Mittel­punkt. Aufgrund der gestiegenen Anforderungen an das Customer Experience Management entwickeln sich viele CMS in Richtung einer Digital Experience Plattform weiter.

Digital Experience Plattformen sind auf die Bedürfnisse mittelständischer und großer Unternehmen ausgelegt und zielen darauf ab, eine durchgängige Customer Experience zu schaffen. Die CMS-Systeme sollen nahtlos in die vorhandene IT-Landschaft integriert werden und an eine Vielzahl externer Anwen­dungen angebunden werden. Dazu gehören neben CRM, Digital Asset Management, Shop-Lösungen und Produkt-Information-Systemen (PIM) auch Personalisierungs- und Automatisierungs­werkzeuge. In der Regel handelt es sich nicht um ver­schiedene Module eines Anbieters, sondern um eine Integration verschie­dener, voneinander unabhängiger Produkte.

Bei Content Management Systemen wird das sichtbare Frontend, also die Website, auch als „Head“ bezeichnet. Ein Headless CMS bietet keine Funktionen an, um Inhalte auf der Basis von Vorlagen eigenständig als Website darzustellen. Sowohl Web Content Management Systeme als auch Digital Experience Plattformen können mit „Head“ oder "headless" auftreten. Viele Systeme unterstützen beide Varianten und werden als „Hybrid CMS" oder „Decoupled CMS" bezeichnet.

Headless CMS sind darauf spezialisiert, Content zu pflegen und flexibel über verschiedene Kanäle auszuspielen. Die gesamte Programmierung zur Individualisierung und Anbindung der Ausgabe­kanäle erfolgt über eine API-Schnittstelle und eine einheitliche Programmier­sprache. Dieses erhöht Ihre technologische Flexibilität und lässt die Website wie aus einem Guss erscheinen. 

Wenn es sich bei der verwendeten Programmier­sprache um Standard­sprachen wie React oder Symfony handelt, kommen weitere Vorteile hinzu: kürzere Einarbeitungszeiten für Ihre Entwick­ler:innen sowie Unabhängigkeit und Zukunfts­sicherheit, weil Sie nicht auf einzelne Entwickler oder Dienstleister angewiesen sind. Nachteilig ist die häufig umständliche, formularbasierte Content­pflege, da nur wenige Headless CMS wie Scrivito, FirstSpirit und Kontent.ai eine Bearbeitung direkt im Seitenlayout ermöglichen (Inline-Editing oder WYSIWYG).

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Open-Source CMS-Systeme können meist kostenlos genutzt werden. Der Quelltext ist öffentlich und kann von Dritten bearbeitet und ergänzt werden. Bei einer großen Entwickler­gemeinde bietet dieses die Chance einer schnellen, flexiblen Weiter­entwicklung. Viele Funktionen, die für die Umsetzung von Web­projekten erforderlich sind, werden als Plugins (Erweiterungs­module) angeboten. Diese können ein erhöhtes Sicherheitsrisiko darstellen, weil oft nicht klar ist, von wem der Programm­code stammt, welche Qualität er hat und ob es Sicherheits­lücken gibt. Die Verwaltung und regelmäßige Aktuali­sierung der Plugins verursacht zusätzlichen Aufwand.

Wenn Unternehmen CMS-Systeme entwickeln und vermarkten, werden diese als proprietär bezeichnet. Der Quellcode ist nicht öffentlich zugänglich. Für die Nutzung fallen im allgemeinen Lizenzgebühren an. Je nach Hersteller können Sie die Software kaufen, mieten oder als Software as a Service (SaaS) nutzen. Normalerweise stehen Ihnen professionelle Software­dokumentationen, Supportleistungen und Schulungen zur Verfügung.

Inzwischen können die meisten CMS-Systeme sowohl on-premises als auch in der Cloud eingesetzt werden.

On-Premises CMS werden auf eigener IT-Infrastruktur eingesetzt. Die internen und externen Kosten für deren Anschaffung und Wartung sowie für die Installation von Softwareupdates müssen zusätzlich eingeplant werden. Sie haben mehr Kontrolle über Sicherheits- und Daten­schutz­aspekte, tragen aber auch mehr Verant­wortung.

Es gibt mehrere Möglich­keiten, ein CMS-System in der Cloud zu nutzen. Bei der am meisten verbreiteten Variante „Software as a Service" (SaaS) stellt der Hersteller die Cloud-Infrastruktur selbst oder über Drittanbieter bereit und hat die gesamten Kosten bereits in die Nutzungs­gebühren einkalkuliert.

Bei einem „einfachen“ CMS-System denkt man vor allem an übersichtliche Benutzer­oberflächen und intuitive Bedienung. Wie „einfach“ eine Anwendung in der Praxis tatsächlich ist, hängt aber vor allem davon ab, wie pass­genau der Leistungs­umfang zu den Anforde­rungen des eigenen Unternehmens passt. 

Sowohl ein zu wenig als auch ein zu viel an Funktionalität macht die Einführung und alltägliche Arbeit kompli­zierter und teurer. Bei einem zu klein gewählten CMS müssen fehlende Funktionen mit Workarounds, Plugins und aufwendiger Individual­entwicklung kompensiert werden. Die Risiken eines zu groß ausgelegten CMS-Systems werden oft über­sehen: Die nicht benötigten Funktionen erhöhen die Komplexität und können den Aufwand für die Einrichtung und Bedienung erheblich in die Höhe treiben.

Als „kostenlos“ gelten CMS-Systeme, für die keine direkten Lizenzkosten entrichtet werden müssen. Das sind vor allem Open-Source-Anwendungen, deren Kern­technologie von einer unabhängigen Entwickler­gemeinschaft bereitgestellt wird. Auch einige SaaS-Anbieter stellen kostenfreie Einstiegsversionen zur Verfügung. Kostenlos oder „freeware“ heißt allerdings nicht, dass bei der Nutzung keine weiteren Kosten anfallen, z.B. für Hosting und individuelle Anpassungen.

Kostenlose CMS-Systeme verführen dazu, die Tragweite der CMS-Auswahl zu unterschätzen. Wer bei der Einführung eines kostenlosen CMS wichtige Anforderungen übersieht, muss mit teuren Individual­entwicklungen oder der Umstellung auf ein kostenpflichtiges SaaS-Paket rechnen.

Eine CMS-Evaluation ist ein objektiver, vorbehaltloser Vergleich geeigneter CMS-Systeme. Eine externe CMS-Beratung kann dabei wertvolle Unterstützung leisten.

Die Auswahl eines passenden CMS-Systems kann erst dann erfolgen, wenn die Ziele des Webprojektes vollständig und ausführlich definiert wurden: Welche Inhalte und Funk­tionen soll die Website bieten und wie wollen die Redak­teur:innen mit dem System arbeiten? 

So gehen Sie vor:

Einige CMS-Systeme liefern neben den klassischen Funktionen aus dem redak­tionellen Bereich bereits im Standard eine Reihe weiterer nützlicher Features mit. Andere Produkte bieten entsprechende Plugins und Erweiterungsmodule an.

Je mehr Personen ein CMS-System nutzen, desto wichtiger wird es, dass Sie die Benutzerrechte der Redakteure individuell steuern können, z.B. den Zugang zu bestimmten Seitenbereichen und die Rechte zur Freigabe und Veröffentlichung. Leistungs­fähige Systeme bieten zusätzlich spezielle Workflows für eine mehrstufige Freigabe an.

Schon bei der Planung der Struktur und Inhalte einer Website spielt die Such­maschinen­optimierung eine große Rolle. Viele CMS-Systeme bieten Ihnen Unterstützung bei der Erfassung und Optimierung von SEO-Daten wie Title Tag und Description an. Einige Tools weisen auf bestehende Probleme hin und geben Ihnen Empfehlungen zur SEO-Optimierung.

Ein natives DAM dient der zentralen Verwaltung und Bearbeitung von Bildern, Filmen und anderen Medien­typen direkt im CMS. Bei größeren Websites ist es unabdingbar, dass Redak­teur:innen Mediendateien in einem Arbeitsschritt auf allen Webseiten ändern und austauschen können. Auch eine integrierte Bild­bearbei­tung ist praktisch und spart viel Zeit ein. Alternativ können externe Digital-Asset-Management-Systeme integriert werden.

Moderne Websites wollen nicht nur Informationen liefern, sondern auch in Interaktion mit den Website­besucher:innen treten und ihnen eine einzigartige Customer Experience bieten, z.B. durch personali­sierte Angebote und digitale Services. Diese Funktionali­täten lassen sich durch eine auf dem CMS-System aufsetzende Individual­entwicklung umsetzen oder durch die Integration und Anpassung am Markt verfügbarer Standard­produkte. Einige typische Beispiele sind:

• Formularerstellung
• Websiteanalyse
• Onsite-Suche
• Segmentierung und Personalisierung
• E-Mail Marketing und Marketing Automation
• Veranstaltungs­management
• Anliegenverwaltung und Service Desk
• Portale mit Login-Funktion

Bei einem Vergleich verschiedener CMS-Systeme werden oft nicht alle Kosten für die Anschaffung und den laufenden Betrieb einbezogen. Der Kosten­aufwand für individuelle Anpassungen und Web-Entwicklung hängt ganz entscheidend davon ab, wie gut ein CMS-System bereits im Standard die Anforde­rungen des Unternehmens abdeckt. Es gibt daher kein pauschal „kosten­günstigstes“ CMS. 

Übersicht über alle Kosten, die bei der Einführung und Nutzung von Content Management Systemen anfallen können:

Beschaffung und Einführung

• Einmaliger Lizenzkauf oder jährliche Lizenzkosten
• Kosten für die Anschaffung eigener Infrastruktur
• Installationsaufwand
• Einweisung und Schulung
• Integration in die vorhandene IT-Umgebung
• Anbindung externer Anwendungen
• Kosten für individuelle Anpassungen und Web-Entwicklung

Betrieb und Weiterentwicklung

• Software-Pflegevertrag oder jährliche Lizenzkosten
• Supportvertrag oder einzeln abgerechnete Supportgebühren
• Hostinggebühren
• Kosten für die Unterhaltung eigener Infrastruktur
• Externer und interner Aufwand für Update­installationen
• Einweisung und Schulung neuer Mitarbeiter:innen
• Kosten für individuelle Anpassungen und Web-Entwicklung
• Gebührenpflichtige Erweiterung der CMS-Nutzung, z. B. Anzahl der Zugriffe, Anzahl oder Größe der Objekte im CMS

Einige technische Aspekte haben großen Einfluss auf die Sicherheit, Flexibilität und Kosten einer CMS-Lösung. Es empfiehlt sich, diese bei einem Vergleich verschie­dener CMS-Systeme in die Bewertung einzubeziehen.

Bei vielen Open-Source-Systemen muss der Leistungs­umfang durch Plugins erweitert werden. Achten Sie darauf, dass die von Ihnen verwendeten Plugins regelmäßig aktualisiert werden, damit keine Sicherheitslücken entstehen. Bei Cloud-Systemen liegt die Verantwortung für Software­updates und Sicherheit beim Hersteller.

Eine API ist eine Program­mier­schnittstelle für den Daten­aus­tausch mit anderen Software­anwendungen und die Grundlage für die Einbindung des CMS-Systems in die vorhandene System­landschaft. Auch eine individuelle Web-Entwicklung setzt auf der API des verwendeten CMS-Systems auf.

Klassische CMS-Systeme verwenden häufig eine hersteller­spezifische Programmier­sprache. Für die Wartung und Weiter­entwicklung werden dann entsprechend qualifizierte Fachkräfte oder Dienst­leister benötigt. Headless CMS können durchgängig in einer frei wähl­baren Programmier­sprache programmiert werden. Die Verwendung der für das Projekt am besten geeigneten oder von Ihren Entwickler:innen bevorzugten Technologie trägt zur Motivation und Kosten­senkung bei. 

React ist die derzeit meistgenutzte JavaScript-Programmier­bibliothek für die Erstellung anspruchsvoller Benutzer­oberflächen (User Interfaces, UI) von Web­anwendungen.

Symfony ist eines der beliebtesten PHP-Frame­works für die Entwicklung großer Webseiten und erfüllt hohe Ansprüche an Performance, Flexibilität und Sicherheit.

Es gibt CMS-Systeme, die auf gängigen relationalen Daten­banken basieren, andere speichern Textinhalte in einer Dateistruktur auf dem Server ab. Letztere werden auch als Flat-File-CMS bezeichnet und bieten einige Sicherheits­vorteile. 

Beim Hosting geht es um die Bereitstellung von Online-Speicher­platz für die Ver­öffentlichung Ihrer Website. Die Auswahl des Hosting-Partners ist, wie die Auswahl des CMS-Systems, von Art und Umfang Ihres Webprojektes abhängig und sollte in die Zukunft vorausgedacht werden. 

Kleinere Hosting-Partner bieten oft guten Support und viele individuelle Leistungen an. Die großen Anbieter zeichnen sich durch eine solide Infrastruktur und günstige Preise aus. Sicher­heit und Geschwindig­keit sind weitere wichtige Entschei­dungs­kriterien. Besonders spannend ist ein skalierbares Webhosting: Bei steigendem Traffic wird die Leistung angepasst, um die Per­formance stabil zu halten.

CMS-Projekte setzen auf dem gewählten CMS-System auf und erweitern dieses um Designelemente aus dem Corporate Design und um Funktionen, die für eine individuelle Customer Journey sorgen. Aufwand und Möglichkeiten der CMS-Entwicklung hängen großen­teils von dem gewählten CMS-System ab. Deshalb sollte jedes Webprojekt vor Auswahl des CMS-Systems detailliert geplant werden. 

Die Entscheidung für ein CMS-System kann erst nach sorgfältiger Erhebung der Anforderungen und einer unvorein­genommenen Bewertung verschiedener CMS-Technologien erfolgen. Das neue Content Manage­ment System gibt den Rahmen für die Möglich­keiten und Kosten aktueller und zukünftiger Webprojekte und Digitalisierungs­initiativen vor. Dabei ist ein zu groß gewähltes CMS-System ebenso nachteilig wie ein zu klein gewähltes CMS.

Ein kompetenter und zuverlässiger Implemen­tierungs-Partner ist ebenso wichtig für den Erfolg Ihres Webprojektes wie die Auswahl des Content Management Systems. Achten Sie darauf, dass Sie nicht von einer einzelnen Person oder einem einzigen Unternehmen abhängig sind, um einen "Lock-in-Effekt" zu vermeiden.

Wie bei anderen Software-Investitionen zahlt sich eine CMS-Schulung dadurch aus, dass Anwender:innen schneller und effizienter mit dem neuen System arbeiten. Der benötigte Schulungs­aufwand hängt davon ab, wie einfach und intuitiv die Bedienung des CMS-Systems ist und ob eine gute Soft­ware­dokumentation zur Verfügung steht. Hier gibt es große Unter­schiede, die in die Bewertung einfließen sollten.

Ob Cloud-Lösung oder On-Premises-Installation: Durch die Integration verschiedener an der Customer Experience beteiligter Systeme kann die Kunden­erfahrung verbessert und die Digitali­sierung vorangetrieben werden - bis hin zur Etablierung einer Digital Experience Plattform (DXP). Auch interne Abläufe lassen sich straffen und zusammenführen.

Die Übernahme von Inhalten aus einem bestehenden Content Management System kann erheblichen Aufwand verursachen und sollte daher sorgfältig geplant werden: 

• Welche Inhalte sollen in das neue CMS-System über­nommen werden?
• Kann die Content-Migration teilweise automatisiert werden?
• Soll die Content-Migration durch eigenes Personal oder den Implemen­tierungs­partner erfolgen?
• Welcher Zeit- und Kostenaufwand ist damit verbunden?

Je höher die Komplexität Ihrer Anforde­rungen ist, desto aufwendiger und fehleranfälliger wird es, die CMS-Evaluation mit haus­eigenen Ressourcen durch­zuführen. Bei Aus­schrei­bungen ist besondere Vorsicht geboten, weil es im Verlauf einer Aus­schreibung kaum noch möglich ist, Änderungen und Ergän­zungen vorzunehmen. 

Auf CMS-Beratung spezialisierte IT-Dienstleister unterstützen Sie mit standardisierten und produkt­unabhängigen Evaluations­verfahren bei der Auswahl des richtigen CMS-Systems für Ihre Organisation. Erfahrene CMS-Berater können nicht geeignete CMS-Systeme von vornherein ausschließen, Probleme bei der Erstellung des An­forderungs­profils lösen und eine praxis­bezogene Bewertung verschiedener Technologien sicherstellen.

• Entwicklung einer Digitali­sierungs­strategie für Ihre Website
• Moderation von Workshops zur Erhebung der Anforde­rungen
• Vorauswahl geeigneter CMS-Systeme
• Bedarfsgerechte Gewichtung der Bewertungskriterien
• Herausforderung der Hersteller bei Produkt­präsentationen
• Begleitung von Aus­schreibungen