Erfahren Sie alles, was Marketingfachleute, IT-Verantwortliche und Digitalisierungsbeauftragte über den Vergleich und die Auswahl von CMS-Systemen wissen müssen.

Content Management Systeme sind heute ein zentrales Element der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen und Behörden. Anfangs dienten Websites nur dazu, Informationen zu präsentieren und bereitzustellen. Inzwischen geht es vor allem darum, digitale Daten auszutauschen und digitale Services anzubieten. 

Um diesen Anforderungen nachzukommen, sind CMS-Systeme immer komplexer, flexibler und spezialisierter geworden. Dabei sind neue Technologieansätze, neue Produktgattungen und neue Integrationsplattformen entstanden. 

Nutzen Sie unseren Leitfaden CMS-Evaluation, um die Anforderungen Ihres Unternehmens an ein CMS zu ermitteln.

Web CMS haben die Aufgabe, Inhalte von Websites darzustellen und zu verwalten. Daraus ergeben sich Anforderungen wie Multi-Domain-Fähigkeit, Mehrsprachigkeit und eine möglichst intuitive Strukturierung und Pflege der Inhalte. Schnittstellen zu externen Anwendungen wie CRM und Shop-Systemen stehen nicht im Mittelpunkt. Aufgrund der gestiegenen Anforderungen an das Customer Experience Management entwickeln sich viele CMS in Richtung einer Digital Experience Plattform weiter.

Digital Experience Plattformen sind auf die Bedürfnisse mittelständischer und großer Unternehmen ausgelegt und zielen darauf ab, eine durchgängige Customer Experience zu schaffen. Die CMS-Systeme sollen nahtlos in die vorhandene IT-Landschaft integriert werden und an eine Vielzahl externer Anwendungen angebunden werden. Dazu gehören neben CRM, Digital Asset Management, Shop-Lösungen und Produkt-Information-Systemen (PIM) auch Personalisierungs- und Automatisierungswerkzeuge. In der Regel handelt es sich nicht um verschiedene Module eines Anbieters, sondern um eine Integration verschiedener, voneinander unabhängiger Produkte.

Bei Content Management Systemen wird das sichtbare Frontend, also die Website, auch als „Head“ bezeichnet. Ein Headless CMS bietet keine Funktionen an, um Inhalte auf der Basis von Vorlagen eigenständig als Website darzustellen. Sowohl Web Content Management Systeme als auch Digital Experience Plattformen können mit „Head“ oder "headless" auftreten. Viele Systeme unterstützen beide Varianten und werden als „Hybrid CMS" oder „Decoupled CMS" bezeichnet.

Headless CMS sind darauf spezialisiert, Content zu pflegen und flexibel über verschiedene Kanäle auszuspielen. Die gesamte Programmierung zur Individualisierung und Anbindung der Ausgabekanäle erfolgt über eine API-Schnittstelle und eine einheitliche Programmiersprache. Dieses erhöht Ihre technologische Flexibilität und lässt die Website wie aus einem Guss erscheinen. 

Wenn es sich bei der verwendeten Programmiersprache um Standardsprachen wie React oder Symfony handelt, kommen weitere Vorteile hinzu: kürzere Einarbeitungszeiten für Ihre Entwickler:innen sowie Unabhängigkeit und Zukunfts­sicherheit, weil Sie nicht auf einzelne Entwickler oder Dienstleister angewiesen sind. Nachteilig ist die häufig umständliche, formularbasierte Contentpflege, da nur wenige Headless CMS wie Scrivito, FirstSpirit und Kontent.ai eine Bearbeitung direkt im Seitenlayout ermöglichen (Inline-Editing oder WYSIWYG).

Open-Source CMS-Systeme können meist kostenlos genutzt werden. Der Quelltext ist öffentlich und kann von Dritten bearbeitet und ergänzt werden. Bei einer großen Entwickler­gemeinde bietet dieses die Chance einer schnellen, flexiblen Weiterentwicklung. Viele Funktionen, die für die Umsetzung von Webprojekten erforderlich sind, werden als Plugins (Erweiterungsmodule) angeboten. Diese können ein erhöhtes Sicherheitsrisiko darstellen, weil oft nicht klar ist, von wem der Programmcode stammt, welche Qualität er hat und ob es Sicherheitslücken gibt. Die Verwaltung und regelmäßige Aktualisierung der Plugins verursacht zusätzlichen Aufwand.

Wenn Unternehmen CMS-Systeme entwickeln und vermarkten, werden diese als proprietär bezeichnet. Der Quellcode ist nicht öffentlich zugänglich. Für die Nutzung fallen im allgemeinen Lizenzgebühren an. Je nach Hersteller können Sie die Software kaufen, mieten oder als Software as a Service (SaaS) nutzen. Normalerweise stehen Ihnen professionelle Software­dokumentationen, Supportleistungen und Schulungen zur Verfügung.

Inzwischen können die meisten CMS-Systeme sowohl on-premises als auch in der Cloud eingesetzt werden.

On-Premises CMS werden auf eigener IT-Infrastruktur eingesetzt. Die internen und externen Kosten für deren Anschaffung und Wartung sowie für die Installation von Softwareupdates müssen zusätzlich eingeplant werden. Sie haben mehr Kontrolle über Sicherheits- und Datenschutzaspekte, tragen aber auch mehr Verantwortung.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein CMS-System in der Cloud zu nutzen. Bei der am meisten verbreiteten Variante „Software as a Service" (SaaS) stellt der Hersteller die Cloud-Infrastruktur selbst oder über Drittanbieter bereit und hat die gesamten Kosten bereits in die Nutzungsgebühren einkalkuliert. Bei der Variante "Function as a Service" (FaaS) werden Funktionalitäten nur dann auf einem Server bereitgestellt und abgerechnet, wenn sie tatsächlich ausgeführt werden. Diese Infrastruktur wird als "serverless" bezeichnet.

Bei einem „einfachen“ CMS-System denkt man vor allem an übersichtliche Benutzeroberflächen und intuitive Bedienung. Wie „einfach“ eine Anwendung in der Praxis tatsächlich ist, hängt aber vor allem davon ab, wie passgenau der Leistungsumfang zu den Anforderungen des eigenen Unternehmens passt. 

Sowohl ein zu wenig als auch ein zu viel an Funktionalität macht die Einführung und alltägliche Arbeit komplizierter und teurer. Bei einem zu klein gewählten CMS müssen fehlende Funktionen mit Workarounds, Plugins und aufwendiger Individual­entwicklung kompensiert werden. Die Risiken eines zu groß ausgelegten CMS-Systems werden oft übersehen: Die nicht benötigten Funktionen erhöhen die Komplexität und können den Aufwand für die Einrichtung und Bedienung erheblich in die Höhe treiben.

Als „kostenlos“ gelten CMS-Systeme, für die keine direkten Lizenzkosten entrichtet werden müssen. Das sind vor allem Open-Source-Anwendungen, deren Kerntechnologie von einer unabhängigen Entwicklergemeinschaft bereitgestellt wird. Auch einige SaaS-Anbieter stellen kostenfreie Einstiegsversionen zu Verfügung. Kostenlos oder „freeware“ heißt allerdings nicht, dass bei der Nutzung keine weiteren Kosten anfallen, z.B. für Hosting und individuelle Anpassungen.

Kostenlose CMS-Systeme verführen dazu, die Tragweite der CMS-Auswahl zu unterschätzen. Wer bei der Einführung eines kostenlosen CMS wichtige Anforderungen übersieht, muss mit teuren Individualentwicklungen oder der Umstellung auf ein kostenpflichtiges SaaS-Paket rechnen.

Eine CMS-Evaluation ist ein objektiver, vorbehaltloser Vergleich geeigneter CMS-Systeme. Eine externe CMS-Beratung kann dabei wertvolle Unterstützung leisten.

Die Auswahl eines passenden CMS-Systems kann erst dann erfolgen, wenn die Ziele des Webprojektes vollständig und ausführlich definiert wurden: Wie soll die Website aussehen und wie wollen die Redakteur:innen mit dem System arbeiten? 

So gehen Sie vor:

Einige CMS-Systeme liefern neben den klassischen Funktionen aus dem redaktionellen Bereich bereits im Standard eine Reihe weiterer nützlicher Features mit. Andere Produkte bieten entsprechende Plugins und Erweiterungsmodule an.

Je mehr Personen ein CMS-System nutzen, desto wichtiger wird es, dass Sie die Benutzerrechte der Redakteure individuell steuern können, z.B. den Zugang zu bestimmten Seitenbereichen und die Rechte zur Freigabe und Veröffentlichung. Leistungsfähige Systeme bieten zusätzlich spezielle Workflows für eine mehrstufige Freigabe an.

Schon bei der Planung der Struktur und Inhalte einer Website spielt die Suchmaschinenoptimierung eine große Rolle. Viele CMS-Systeme bieten Ihnen Unterstützung bei der Erfassung und Optimierung von SEO-Daten wie Title Tag und Description an. Einige Tools weisen auf bestehende Probleme hin und geben Ihnen Empfehlungen zur SEO-Optimierung.

Ein natives DAM dient der zentralen Verwaltung und Bearbeitung von Bildern, Filmen und anderen Medientypen direkt im CMS. Bei größeren Websites ist es unabdingbar, dass Redakteur:innen Mediendateien in einem Arbeitsschritt auf allen Webseiten ändern und austauschen können. Auch eine integrierte Bildbearbeitung ist praktisch und spart viel Zeit ein. Alternativ können externe Digital-Asset-Management-Systeme integriert werden.

Moderne Websites wollen nicht nur Informationen liefern, sondern auch in Interaktion mit den Websitebesucher:innen treten und ihnen eine einzigartige Customer Experience bieten, z.B. durch personalisierte Angebote und digitale Services. Diese Funktionalitäten lassen sich durch eine auf dem CMS-System aufsetzende Individualentwicklung umsetzen oder durch die Integration und Anpassung am Markt verfügbarer Standardprodukte. Einige typische Beispiele sind:

• Formularerstellung
• Websiteanalyse
• Onsite-Suche
• Segmentierung und Personalisierung
• E-Mail Marketing und Marketing Automation
• Veranstaltungsmanagement
• Anliegenverwaltung und Service Desk
• Portale mit Login-Funktion

Bei einem CMS-Vergleich werden oft nicht alle Kosten für die Anschaffung und den laufenden Betrieb einbezogen. Der Kostenaufwand für individuelle Anpassungen und Web-Entwicklung hängt ganz entscheidend davon ab, wie gut ein CMS-System bereits im Standard die Anforderungen des Unternehmens abdeckt. Es gibt daher kein pauschal „kostengünstigstes“ CMS-System. 

Übersicht über alle Kosten, die bei der Einführung und Nutzung von CMS-Systemen anfallen können:

Beschaffung und Einführung

• Einmaliger Lizenzkauf oder jährliche Lizenzkosten
• Kosten für die Anschaffung eigener Infrastruktur
• Installationsaufwand
• Einweisung und Schulung
• Integration in die vorhandene IT-Umgebung
• Anbindung externer Anwendungen
• Kosten für individuelle Anpassungen und Web-Entwicklung

Betrieb und Weiterentwicklung

• Software-Pflegevertrag oder jährliche Lizenzkosten
• Supportvertrag oder einzeln abgerechnete Supportgebühren
• Hostinggebühren
• Kosten für die Unterhaltung eigener Infrastruktur
• Externer und interner Aufwand für Updateinstallationen
• Einweisung und Schulung neuer Mitarbeiter:innen
• Kosten für individuelle Anpassungen und Web-Entwicklung
• Gebührenpflichtige Erweiterung der CMS-Nutzung, z. B. Anzahl der Zugriffe, Anzahl oder Größe der Objekte im CMS

Einige technische Aspekte haben großen Einfluss auf die Sicherheit, Flexibilität und Kosten einer CMS-Lösung. Es empfiehlt sich, diese bei einem Vergleich verschiedener CMS-Systeme in die Bewertung einzubeziehen.

Bei vielen Open-Source-Systemen muss der Leistungsumfang durch Plugins erweitert werden. Achten Sie darauf, dass die von Ihnen verwendeten Plugins regelmäßig aktualisiert werden, damit keine Sicherheitslücken entstehen. Bei Cloud-Systemen liegt die Verantwortung für Softwareupdates und Sicherheit beim Hersteller.

Eine API ist eine Programmierschnittstelle für den Datenaustausch mit anderen Softwareanwendungen und die Grundlage für die Einbindung des CMS-Systems in die vorhandene Systemlandschaft. Auch eine individuelle Web-Entwicklung setzt auf der API des verwendeten CMS-Systems auf.

Klassische CMS-Systeme verwenden häufig eine hersteller­spezifische Programmiersprache. Für die Wartung und Weiterentwicklung werden dann entsprechend qualifizierte Fachkräfte oder Dienstleister benötigt. Headless CMS können durchgängig in einer frei wählbaren Programmiersprache programmiert werden. Die Verwendung der für das Projekt am besten geeigneten oder von Ihren Entwickler:innen bevorzugten Technologie trägt zur Motivation und Kostensenkung bei. 

React ist die derzeit meistgenutzte JavaScript-Programm­bibliothek für die Erstellung anspruchsvoller Benutzer­oberflächen (User Interfaces, UI) von Webanwendungen.

Symfony ist eines der beliebtesten PHP-Frameworks für die Entwicklung großer Webseiten und erfüllt hohe Ansprüche an Performance, Flexibilität und Sicherheit.

Es gibt CMS-Systeme, die auf gängigen relationalen Datenbanken basieren, andere speichern Textinhalte in einer Dateistruktur auf dem Server ab. Letztere werden auch als Flat-File-CMS bezeichnet und bieten einige Sicherheitsvorteile. 

Beim Hosting geht es um die Bereitstellung von Online-Speicherplatz für die Veröffentlichung Ihrer Website. Die Auswahl des Hosting-Partners ist, wie die Auswahl des CMS-Systems, von Art und Umfang Ihres Webprojektes abhängig und sollte in die Zukunft vorausgedacht werden. 

Kleinere Hosting-Partner bieten oft guten Support und viele individuelle Leistungen an. Die großen Anbieter zeichnen sich durch eine solide Infrastruktur und günstige Preise aus. Sicherheit und Geschwindigkeit sind weitere wichtige Entscheidungskriterien. Besonders spannend ist ein skalierbares Webhosting: Bei steigendem Traffic wird die Leistung angepasst, um die Performance stabil zu halten.

Eine individuelle Web-Entwicklung setzt auf dem gewählten CMS-System auf und erweitert dieses um Designelemente aus dem Corporate Design und um Funktionen, die für eine individuelle Customer Journey sorgen. Aufwand und Möglichkeiten der CMS-Entwicklung hängen großenteils von dem gewählten CMS-System ab. Deshalb sollte jedes Webprojekt vor Auswahl des CMS-Systems detailliert geplant werden. 

Die Entscheidung für ein CMS-System kann erst nach sorgfältiger Erhebung der Anforderungen und einem unvoreingenommenen CMS-Vergleich erfolgen. Das neue Content Management System gibt den Rahmen für die Möglichkeiten und Kosten aktueller und zukünftiger Webprojekte und Digitalisierungs­initiativen vor. Dabei ist ein zu groß gewähltes CMS-System ebenso nachteilig wie ein zu klein gewähltes CMS.

Ein kompetenter und zuverlässiger Implementierungs-Partner ist ebenso wichtig für den Erfolg Ihres Webprojektes, wie die Auswahl des Content Management Systems. Achten Sie darauf, dass Sie nicht von einer einzelnen Person oder einem einzigen Unternehmen abhängig sind, um einen "Lock-in-Effekt" zu vermeiden.

Wie bei anderen Software-Investitionen zahlt sich eine CMS-Schulung dadurch aus, dass Anwender:innen schneller und effizienter mit dem neuen System arbeiten. Der benötigte Schulungsaufwand hängt davon ab, wie einfach und intuitiv die Bedienung des CMS-Systems ist und ob eine gute Softwaredokumentation zur Verfügung steht. Hier gibt es große Unterschiede, die in den CMS-Vergleich einfließen sollten.

Ob Cloud-Lösung oder On-Premises-Installation: Durch die Integration verschiedener an der Customer Experience beteiligter Systeme kann die Kundenerfahrung verbessert und die Digitalisierung vorangetrieben werden - bis hin zur Etablierung einer Digital Experience Plattform (DXP). Auch interne Abläufe lassen sich straffen und zusammenführen.

Die Übernahme von Inhalten aus einem bestehenden Content Management System kann erheblichen Aufwand verursachen und sollte daher sorgfältig geplant werden: 

• Welche Inhalte sollen in das neue CMS-System übernommen werden?
• Kann die Content-Migration teilweise automatisiert werden?
• Soll die Content-Migration durch eigenes Personal oder den Implementierungspartner erfolgen?
• Welcher Zeit- und Kostenaufwand ist damit verbunden?

Je höher die Komplexität Ihrer Anforderungen ist, desto aufwendiger und fehleranfälliger wird es, die CMS-Evaluation mit hauseigenen Ressourcen durchzuführen. Bei Ausschreibungen ist besondere Vorsicht geboten, weil es im Verlauf einer Ausschreibung kaum noch möglich ist, Änderungen und Ergänzungen vorzunehmen. 

Auf CMS-Beratung spezialisierte IT-Dienstleister unterstützen Sie mit standardisierten und produktunabhängigen Evaluationsverfahren bei der Auswahl des richtigen CMS-Systems für Ihre Organisation. Erfahrene CMS-Berater können nicht geeignete CMS-Systeme von vornherein ausschließen, Probleme bei der Erstellung des Anforderungsprofils lösen und eine praxisbezogene Bewertung verschiedener Technologien sicherstellen.

• Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie für Ihre Website
• Moderation von Workshops zur Erhebung der Anforderungen
• Vorauswahl geeigneter CMS-Systeme
• Bedarfsgerechte Gewichtung der Bewertungskriterien
• Herausforderung der Hersteller bei Produktpräsentationen
• Begleitung von Ausschreibungen