Ausschreibungs­beratung zum Website-Relaunch

Mehr Sicherheit bei der Planung und Durchführung Ihrer Ausschreibung

Ausschreibungen kosten immensen internen Aufwand und führen häufig nicht zu den gewünschten Ergebnissen. Wenn sich im Verlauf einer Ausschreibung für einen Website-Relaunch Probleme abzeichnen, können die veröffentlichten Leistungsbeschreibungen und Bewertungs­kriterien nicht mehr korrigiert werden. Eine Ausschreibungsberatung unterstützt Sie und Ihre Mitarbeiter im gesamten Ausschreibungsprozess mit zusätzlichen zeitlichen Ressourcen und tiefgehenden Fachkenntnissen über zukünftige Anforderungen an Content Management Systeme und die Umsetzung eines Website- Relaunches.

Typische Probleme bei Ausschreibungs­verfahren

  • Unvollständige Anforderungen

    Erst im Verlauf des Projektes fällt auf, dass Anbieter und/oder Technologie die Anforderungen des Projektes nur ungenügend oder überhaupt nicht erfüllen können. 

  • Ungenaue Anforderungen

    Die Lösungsentwürfe aus dem Ausschreibungsverfahren müssen bei Projektbeginn komplett überarbeitet werden. Der Zusatzaufwand geht vom Gesamtbudget des Projektes ab. 

  • Überbewertung des Preises

    Die Wahl der günstigsten Technologie und des günstigsten Anbieters senkt die Qualität der Umsetzung so stark, dass der Erfolg des gesamten Projektes in Gefahr gerät.

  • Einander ausschließende Pflichtanforderungen

    Kein Anbieter kann alle Muss-Anforderungen erfüllen. Die Ausschreibung muss abgebrochen und nach Überarbeitung wiederholt werden.

  • Zeitmangel und fehlende Fachkenntnisse

    Der gesamte Ausschreibungsprozess wird durch Ungenauigkeiten der Anforderungs­beschreibung, der Analyse und des Bewertungsverfahrens verfälscht.

  • Kalkulationsfehler der Anbieter werden übersehen

    Das zeitliche und finanzielle Budget des Anbieters reicht nicht aus, um das Projekt in der geforderten Qualität umzusetzen.

Ablauf einer Ausschreibung für einen Website-Relaunch und worauf es dabei ankommt

  1. Vorbereitung der Ausschreibung

    Erstellung einer umfassenden Leistungsbeschreibung mit fachlichen, technischen, rechtlichen und wirtschaftlichen Anforderungen. Ausgewogene Definition der Bewertungs­kriterien für Teilnahmewettbewerb, Angebote und Gesamtauswertung.

  2. Teilnahme­wettbewerb

    Die Anforderungen und Bewertungskriterien sollen sicherstellen, dass nur geeignete Bewerber an der Ausschreibung teilnehmen.

  3. Erstangebote mit Kurzkonzept

    Die Angebote ermöglichen eine erste Einschätzung der Anbieter und CMS-Technologien. Abweichungen von den gestellten Anforderungen und weitere Schwachstellen sollen identifiziert werden.

  4. Verhandlungs­gespräch

    Die Live-Präsentationen sollen einen praxisnahen Eindruck der Bedienung und Funktionsweise der verschiedenen CMS vermitteln und die Leistungsfähigkeit der Produkte zeigen. Offene Punkte und Schwachstellen sollen geklärt und gelöst werden.

  5. Zuschlags­erteilung

    Auf der Grundlage von Teilnahmewettbewerb, Präsentationen, finalen Angeboten und Kurzkonzepten wird eine Gesamtauswertung erstellt. Der Anbieter, der die Ausschreibung gewinnt, soll dazu in der Lage sein, das Projekt zuverlässig in der geforderten Qualität auszuführen.

Pinuts Leistungen zur Ausschreibungs­beratung

  • Organisation des gesamten Ausschreibungs­prozesses

  • Vorbereitung und Moderation interner Meetings und Workshops 

  • Erhebung und detaillierte Beschreibung aller Anforderungen

  • Definition der Bewertungskriterien und Bewertungsmetriken

  • Erstellung aller Ausschreibungs­unterlagen inklusive Preisblätter

  • Beratung zur vertraglichen Ausgestaltung

  • Auswertung der Projektreferenzen, Kurzkonzepte und Angebote

  • Vorbereitung und Moderation der Verhandlungsgespräche

  • Kritische Prüfung der Anbieter­aussagen im gesamten Verfahren

Ein Beispiel aus der Praxis

BAHN-BKK

Bei dem Kranken­versicherungs­unternehmen BAHN-BKK haben wir den kompletten Prozess der Planung und Durchführung einer Ausschreibung für CMS und Internetagentur fachlich begleitet und zum Erfolg geführt.

Tabellarische Übersicht über die Gesamtbewertung eines CMS-Anbieters

Wie Sie von einer Ausschreibungs­beratung profitieren

Alle Vorteile auf einen Blick

  • Entlastung und Zeiteinsparung für alle Beteiligten

  • Vollständige Leistungs­beschreibungen und wenig Bieter­fragen

  • Externes Fachwissen über CMS-Technologien und Webprojekte

  • Praxiserprobtes Verfahren zur Bewertung und Gewichtung

  • Durchgängige fachliche Überprüfung aller Anbieteraussagen

  • Geringes Projektrisiko und schnelle Umsetzung

Zeiteinsparung und Entlastung

Durch den Fachkräftemangel fehlen häufig nicht nur die fachlichen, sondern auch die zeitlichen Ressourcen, um eine Ausschreibung schnell und sicher durchführen zu können. Bei einer Ausschreibungsberatung nehmen unsere erfahrenen Berater Ihnen einen großen Teil der inhaltlichen und organisatorischen Arbeit ab. Auch die Gesamt­verantwortung für den Projekterfolg lastet nicht mehr allein auf Ihren Schultern.

Vollumfängliche Leistungs­beschreibungen

Standardisierte Methoden zur Anforderungserhebung stellen sicher, dass die Bedürfnisse aller Beteiligten aus Redaktion, Technik, Marketing und Einkauf berücksichtigt werden. Aus der Erfahrung eigener Ausschreibungsteilnahmen und Webprojekte wissen wir, welche Themen häufig unpräzise formuliert oder ganz übersehen werden. Eine gute Leistungsbeschreibung lässt keine Bieterfragen offen.

Professionelle CMS-Evaluation

Wir kennen verschiedenste CMS-Technologien aus eigener Anwendung und haben über 40 Content Management Systeme selbst evaluiert. Mit dieser Praxiserfahrung können wir bei der Ermittlung der Anforderungen, Erstellung der Leistungsbeschreibungen und kritischen Bewertung der angebotenen CMS viel mehr in die Tiefe gehen, als es den internen CMS-Expert:innen möglich ist.

CMS-Bewertung bei einer Ausschreibungen zum Websiterelaunch

Bewertung von CMS-Technologien

Das Netzdiagramm zeigt die Leistungsfähigkeit der evaluierten Content Management Systeme in verschiedenen Anforderungsbereichen.

Leistungsorientiertes Bewertungsverfahren

Beim Austarieren von Preis und Leistung ist viel Erfahrung im Spiel. Oft ist der Preis zu hoch gewichtet und gefährdet die Qualität der Umsetzung. Eine Überbewertung der Leistung schadet der Wirtschaftlichkeit des Webprojektes - meist über mehrere Jahre. Durch souveräne Anwendung der Richtwert­methode legen wir eine wesentliche Grundlage für den Erfolg Ihrer Ausschreibung.

Kritische Prüfung von Angeboten und Präsentationen

Abweichungen von den in der Ausschreibung gestellten Anforderungen sind häufig schwer zu identifizieren und setzen Detailwissen über die angebotenen CMS-Technologien voraus. Pitches und Verhandlungsgespräche stellen eine besondere Herausforderung dar. Wir lenken das Gespräch auf die kritischen Themen und haken konsequent nach, wenn es geboten ist.

Mehr Sicherheit und schneller Projektstart

Durch das Zusammenspiel von interner und externer Expertise schaffen wir gemeinsam die Voraussetzungen für eine fristgerechte Abwicklung der Ausschreibung und die Auswahl des richtigen Anbieters. Die in der Ausschreibung entwickelten Konzepte passen genau zu Ihren Anforderungen und können bei Projektbeginn nahtlos fortgeführt und schnell umgesetzt werden.

Ihre Ansprechpartner

Portraitfoto Timo Fuchs

Timo Fuchs
Head of System Integration

Portraitfoto Nicholas

Nicholas Schulz
Vice President Business Development & Consulting

Gerne unterstützen wir Sie bei der Planung und Durchführung Ihrer Ausschreibungen.