Bei der Durchführung einer Ausschreibung gibt es viele Fallstricke. Schon im Teilnahmewettbewerb werden die Weichen für den Erfolg des Projektes gestellt. Unvollständige Anforderungen und unausgewogene Bewertungs­kriterien können dazu führen, dass gering qualifizierte Anbieter mit unzulänglichen Technologien den Zuschlag erhalten. 

Im Wissen um diese Heraus­forderungen hat die BAHN-BKK von vornherein ein Budget von 50.000 € für die externe Begleitung der EU-Ausschreibung zum neuen Webauftritt eingeplant. Aufgrund unserer lang­jährigen Erfahrung in der CMS-Beratung haben wir die Ausschreibung zur Aus­schreibungs­begleitung "Fachliche Unterstützung bei einer EU-weiten Ausschreibung von CMS + Internetagentur" gewonnen. 

Gemeinsam mit dem fachlich hervorragend aufgestellten Team der BAHN-BKK ist es uns gelungen, den Aus­schreibungs­prozess so zu gestalten, dass ein für die erfolgreiche Umsetzung des Projektes optimal qualifizierter Anbieter die Ausschreibung für sich entscheiden konnte. Den für die Durchführung der Ausschreibung geplanten Zeitrahmen von 9 Monaten konnten wir einhalten, so dass die Umsetzung des Website-Relaunches pünktlich beginnen kann. 

Die BAHN-BKK ist mit der Ausschreibungs­­begleitung durch Pinuts sehr zufrieden, sowohl mit der Vorgehensweise und Durchführung als auch mit dem Ergebnis und freut sich auf die anstehende Projekt­umsetzung mit der beauftragten CMS-Technologie und Agentur.

Die Internetseite der BAHN-BKK dient als Vertriebs- und Informations­plattform. In Vorbereitung auf den geplanten Website-Relaunch hatte die BAHN-BKK bereits im dritten Quartal 2020 ein externes, neutrales Beratungs­unternehmen mit einer Wirtschaftlich­keits­untersuchung des vorhandenen Content Management Systems beauftragt. Weil diese einen Wechsel des CMS empfahl, sollte durch die Ausschreibung eine neue zukunftsfähige und benutzer­freundliche CMS-Technologie ausgewählt werden. Bei der inhaltlichen Neugestaltung der Website ging es neben der Bereitstellung von Informationen für Bestands­kunden vor allem um die Gewinnung neuer Mitglieder. 

Die EU-weite Ausschreibung "Website-Relaunchprojekt inkl. CMS-Wechsel sowie fort­laufende Internetagentur-Dienst­leistungen" mit einem Projektvolumen von 576.000 € wurde am 1. Juni 2022 veröffentlicht.

Der Teilnahmewettbewerb sollte dafür sorgen, dass nur Anbieter mit relevanter Branchen­erfahrung für die Ausschreibung zugelassen werden. Das Ausschreibungs­­verfahren sollte eine CMS-Evaluation beinhalten und ungeeignete CMS-Technologien zuverlässig ausschließen. Die Bewertungs­kriterien sollten so austariert werden, dass neben dem Preis auch die Leistungs­fähigkeit des Dienstleisters und die Qualität der angebotenen Leistungen einen entscheidenden Einfluss auf das Ergebnis haben. 

Um im Teilnahme­wettbewerb die fachliche Qualifikation und relevante Branchen­­erfahrung der Teilnehmer sicherzustellen, wurde der vorhandene Fragenkatalog so überarbeitet, dass die BAHN-BKK nicht nur Informationen darüber erhielt, "ob" bestimmte Kriterien erfüllt sind, sondern vor allem "wie" die Umsetzung erfolgte. Zusätzlich mussten die Bewerber angeben, wie viele Bearbeiter:innen der vorgestellten Referenz­projekte noch im Unternehmen sind und die gleiche Tätigkeit ausüben. Diese Information sagt mehr über die Qualifikation des Anbieters aus, als der übliche Nachweis von Schulungs­zertifikaten.

Wir wissen aus eigener Erfahrung, welche Probleme es bereitet, wenn Anforderungen unvollständig und ungenau formuliert sind. Daher war es unser Ziel, alle fachlichen, technischen, rechtlichen und wirtschaftlichen Anforderungen präzise zu beschreiben und alle denkbaren Fragen der Anbieter vorweg zu nehmen. Das ist uns auch gelungen, denn es sind nur wenige Bieterfragen an die BAHN-BKK gestellt worden.

Wir kennen verschiedenste CMS-Technologien aus eigener Anwendung und haben über 40 Content Management Systeme selbst evaluiert. Mit dieser Praxis­erfahrung konnten wir bei der Anforderungs­erhebung, Leistungs­beschreibung und kritischen Bewertung der angebotenen CMS viel mehr in die Tiefe gehen, als es den Beteiligten der BAHN-BKK möglich gewesen wäre.

Um eine einseitig preisorientierte, bei komplexen Anforderungen häufig nachteilige Auswahl zu vermeiden, haben wir die Bewertung nach der gewichteten Richtwert­methode gewählt und verschiedene Leistungs­merkmale der Produkte und Anbieter in die Analyse einbezogen. Bei der Gesamt­bewertung wurden Preis und Leistung im Verhältnis 2:3 angesetzt. Dadurch waren alle Anbieter auf den vorderen Plätzen für eine erfolgreiche und qualitativ hochwertige Umsetzung des Projektes der BAHN-BKK qualifiziert.

Um die Objektivität der Ergebnisse sicherzustellen, müssen Bewertungen und deren Begründung über den gesamten Ausschreibungs­prozess nachvollziehbar dokumentiert werden. Für die Teilnahmeanträge und Angebote erfolgte unsere Bewertung daher auf Basis einer standardisierten und intelligenten Excel-Datei im CSV-Format: 

1. Vergabe von Punkten nach festgelegten Metriken 
2. Verrechnung der Ergebnisse
3. Generierung der Reihenfolge der Anträge bzw. Angebote
   
   

Für Bieter und Mitglieder des BAHN-BKK-Teams waren die Bewertungen und Ergebnisse jederzeit nachvollziehbar und transparent. 

Abweichungen von den in der Ausschreibung gestellten Anforderungen sind häufig schwer zu identifizieren oder setzen Detailwissen über die angebotenen CMS-Technologien voraus. Bei den Angeboten haben wir unvollständige Lizenz- und Projektleitungs­kosten sowie irreführende Angaben zu den Funktionalitäten der angebotenen Content Management Systeme festgestellt.

Auf Basis der Auswertungen des Teilnahme­wettbewerbs und der Erstangebote haben wir für jeden Anbieter eine individuelle Agenda mit allen kritischen Fragen und offenen Themen für das Verhandlungs­gespräch erstellt. Der Anbieter hatte dadurch die Möglichkeit, sich optimal auf den Termin vorzubereiten und bereits im Vorfeld nach Lösungen zu suchen. 

Die Bewertung der Kurzkonzepte haben wir in einem digitalen Whiteboard visualisiert. Durch diese Art der Darstellung konnten die Beteiligten der BAHN-BKK auf einen Blick erkennen, wo die einzelnen Anbieter stehen und wie sie sich durch das finale Angebot verbessert haben.

Durch die vollständige und detaillierte Beschreibung der Anforderungen haben wir die Voraussetzungen für einen schnellen Projektstart geschaffen. Die in der Ausschreibung entwickelten Konzepte konnten bei Projektbeginn nahtlos fortgeführt und schnell in die Umsetzung gebracht werden.