Content Management Systeme - Teil 2: Die hilfreichsten CMS-Funktionen

Tag für Tag verwenden unzählige Online-Redakteure ihre Content Management Systeme. Viele der Systeme verfügen über Funktionen, die den Redakteuren ihre Arbeit ungemein erleichtern können. Jedoch bleiben leider viele diese Funktionen ungenutzt, weil sie bei der Einarbeitung in das System übersehen werden. Welche Funktionen besonders zur Verbesserung des Arbeitsablaufs beitragen, erfahren Sie im zweiten Teil unserer CMS-Reihe. 

Moderne und intuitive Oberfläche

Nichts erleichtert die Arbeit von Redakteuren mehr als eine leicht bedienbare Benutzeroberfläche. Findet man sich leicht und vor Allem intuitiv in dem jeweiligen System zurecht, dann ist der Arbeits-Output wesentlich größer. Auch heute verfügen noch immer nicht alle Content Management Systeme über solche Oberflächen. Sollten Ihre Redakteure dieses Schlüssel-Feature vermissen, kann es ratsam sein die Suche nach einem neuen CMS zu starten. Welche Kriterien dabei zu beachten sind, haben wir in Teil 1 ausführlich erläutert.

Lesezeichen, Verlauf und Suche als Navigationsmöglichkeit

Wenn Ihr CMS über entsprechende Funktionen wie etwa Lesezeichen oder einen automatisch erstellen Verlauf verfügt, dann sollten Sie sichergehen, dass Ihre Redakteure von deren Existenz wissen. Gerade Lesezeichen stellen eine gute Präventionsmaßnahme für lange Suchen innerhalb des CMS dar. Wenn zentrale Ablageordner beispielsweise für Bilder oder Videos verwendet werden, bietet es sich an, diese möglichst zu Beginn als Lesezeichen zu speichern. Sollte es notwendig sein, neue Grafiken oder Videodateien abzulegen, können die entsprechenden Ordner schnell und einfach gefunden werden. Besonders komfortabel gestaltet das CMS FirstSpirit die Arbeit mit Lesezeichen. Diese lassen sich nach dem Änderungsdatum oder vordefinierten Gruppen filtern.

Lesezeichen im CMS FirstSpirit
Sortieren und filtern Sie Ihre Lesezeichen, um die gesuchte Seite schneller zu finden.

Neben den Lesezeichen bietet ein automatisch angelegter Verlauf eine effiziente Möglichkeit zur Fortbewegung innerhalb von Content Management Systemen. So können ohne weiteres genau die Stellen weiterbearbeitet werden, an denen zuvor gearbeitet worden ist. Auch hilfreich, häufig aber nicht genutzt, ist eine integrierte Suchfunktion. Eine gute Suchfunktion - am besten mit der Möglichkeit zur Filterung - kann die Navigation um ein vielfaches beschleunigen.

Inline-Editing für direkt sichtbare Änderungen

Eines der praktischsten Features ist das sogenannte Inline-Editing, auch WYSIWYG (ein Akronym von What you see is what you get) Editing genannt. Dabei gibt das CMS dem Autor die Möglichkeit, Änderungen - ob textlicher oder grafischer Natur - direkt auf der Seite vorzunehmen. Bilder werden einfach per Drag&Drop an der gewünschten Stelle platziert und Textblöcke sofort sichtbar bearbeitet. Auch entfällt so das mühsame navigieren zwischen den Seitenelement-Ordnern, um zur gewünschten Stelle zu gelangen. Auf diesem Wege können Sie Ihre redaktionelle Arbeit noch intuitiver und damit auch effizienter gestalten.

Vorschaufunktionen zur Überprüfung der Änderungen

Vorschaufunktionen sind neben einer guten Inline-Editing-Funktion das beliebteste Mittel, um durchgeführte Seitenänderungen zu überprüfen. Doch auch bei der Benutzung der Vorschau gibt es häufig übersehene Tricks, die den Arbeitsprozess erleichtern. Nutzer des CMS von OpenText beispielsweise übersehen oft die Funktion "Permanente Vorschau". So aktualisiert sich das Vorschaufenster immer automatisch auf die aktuell bearbeitete Seite und die Vorschau muss nicht erneut über einen Rechtsklick oder den dafür vorgesehenen Schalter neu geöffnet werden.

Vorschaufunktion im CMS OpenText
Mit der Funktion "Permanent Vorschau" aktualisiert sich das Vorschaufenster immer auf die Seite, welche Sie im Moment bearbeiten.

Grafiken bequem austauschen und ganze Ordner importieren

Grafiken sind Bestandteil jeder guten Seite. Oftmals bietet es sich an, veraltete Grafiken zu erneuern oder bestimmte Bilder auszutauschen. Natürlich befindet sich eine Grafik nicht immer nur auf einer Seite, sondern wird unter Umständen für mehrere Inhaltsseiten des Web-Auftritts genutzt. Viele CMS bieten die Möglichkeit, bereits eingebaute Grafiken zu überschreiben, statt eine neue Grafik einfach nur zu importieren. Der Clou daran ist: Das CMS tauscht die Grafik auf tatsächlichen allen Inhaltsseiten aus, auf denen diese eingebunden sind. Das vermeidet nicht nur zusätzliche Arbeit, sondern auch Fehler. Das CMS Fiona von Infopark  ist an dieser Stelle ein gutes Beispiel. Darüber hinaus wissen viele Redakteure auch nicht, dass sie bei manchen CMS nicht jedes Bild einzeln importieren müssen. Redakteure haben oft die Möglichkeit, ein Archiv mit einem Klick komplett zu importieren. In Fiona muss der Ordner mit den Grafiken zwar in einem vorigen Schritt in ein Archiv-Format umgewandelt werden, dennoch sparen Sie sich mit dieser Methode bei großen Mengen an Grafiken enorm viel Zeit.

Schnelle Freigabeprozesse und Publizierung zum gewünschten Zeitpunkt

Vielen Redakteuren wird der Bestätigungsschritt beim Freigeben von Dateien und Ordnern bekannt vorkommen. Doch auch hier gibt es Systeme, die es möglich machen den Zwischenschritt auszulassen. Im CMS Fiona von Infopark ist dies beispielsweise in den Grundeinstellungen möglich, indem schlicht ein Haken bei der Notwendigkeit zur Bestätigung entfernt wird. Wir empfehlen allerdings, nur erfahrenen Redakteuren von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen.

Freigabeprozesse im CMS Fiona
Entfernen Sie den markierten Haken, um Ihre Freigabeprozesse zu beschleunigen.

Eine weitere Möglichkeit zur noch schnelleren Freigabe bieten einige CMS darin, die gesamte Workflow-Bearbeitung abzuschließen. Bevor Sie diese Möglichkeit nutzen, sollten Sie sich allerdings ein klares Bild darüber verschaffen, ob alle Arbeitsversionen für eine Veröffentlichung gedacht sind. Andernfalls könnte die pauschale Freigabe unangenehme Folgen mit sich bringen.

Veröffentlichungen genau steuern

Oft vorhanden, nicht immer genutzt: Die Möglichkeit zur zeitgesteuerten Veröffentlichung. Sie ist äußerst praktisch bei beispielsweise zeitbegrenzten Aktionen oder dem Vorab-Bereitstellen von zukünftig relevanten Inhalten. Fehlerquellen werden gerade im Bereich zeitlich begrenzter Inhalte minimiert, da diese nach Festlegung der Zeitspanne automatisch nicht mehr veröffentlicht sind. Darüber hinaus ist die Funktion sehr nützlich, wenn vorgearbeitet werden muss und Inhalte bereits existieren, allerdings erst zu einem späteren Zeitpunkt zur Freigabe bestimmt sind.

Fazit: Kennen Sie Ihr CMS

Es gibt CMS-Funktionen, die die tägliche Arbeit Ihrer Redakteure wesentlich erleichtern. Viele CMS verfügen über solche hilfreichen Features, deshalb ist es ratsam, sich genau mit dem jeweiligen System auseinanderzusetzen und so keine Anwenderpotenziale zu verschenken. Sollte Ihr CMS solche Möglichkeiten nicht bieten, ist unter Umständen eine Integration möglich. Zumeist liegt die Lösung allerdings in einem CMS-Wechsel.

  • Investieren Sie in gutes Inline-Editing
  • Kennen Sie die nützlichen Funktionen Ihres CMS
  • Minimieren Sie Fehlerquellen

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