Barrierefreie PDF-Dateien erstellen: Alle Fragen und Antworten

Barrierefreie PDF-Dateien

Nicht nur in öffentlichen Einrichtungen, sondern auch in Unternehmen wird das Thema "Barrierefreie PDFs" immer häufiger auf die Tagesordnung gesetzt. Meist sind die Diskussionen von vielen Unklarheiten geprägt: Welchen Vorteil können wir mit barrierefreien PDFs erzielen? Wie aufwendig ist die Umsetzung? Wie werden barrierefreie PDFs überhaupt erstellt? Ein genauer Blick auf das Thema zeigt: Es lohnt sich, denn die Vorteile sind eindeutig, der Aufwand hingegen überschaubar.

Warum sind barrierefreie PDFs so wichtig?

In erster Linie bringen barrierefreie PDFs entscheidende Verbesserungen für Ihre Reichweite – und das sogar auf zwei Wegen. Erstens machen Sie Ihre Inhalte für Menschen mit Behinderungen zugänglich, die bisher keine Möglichkeit hatten, Ihre PDF-Dokumente zu nutzen. Dank der Optimierungen können sie nun die so wichtigen Hilfsmittel wie Screenreader einsetzen und die Texte problemlos lesen.

Zweitens freuen sich auch die Crawler von Google und Co. über barrierefreie Dokumente, da ihnen die Indexierung vereinfacht oder sogar in manchen Fällen erst möglich gemacht wird. Auf diesem Wege erreichen Sie nicht nur eine gute Positionierung in den Ergebnislisten, sondern auch eine optimierte Präsentation der Inhalte. Wenn nämlich die Meta-Informationen Ihrer PDF-Dokumente gepflegt sind (v.a. Titel und Thema), können die Suchmaschinen diese Daten für die Anzeige in der Trefferliste nutzen. Dadurch wiederum können Sie Ihre Click-Through-Rate erhöhen und mehr Menschen mit Ihren Inhalten erreichen. 

Doch nicht nur für die Reichweite, sondern auch für das Image Ihres Unternehmens bringen barrierefreie PDF-Dokumente wichtige Vorteile mit sich. Für moderne Unternehmen und öffentliche Institutionen ist Offenheit gegenüber Menschen mit Behinderungen mittlerweile eine Selbstverständlichkeit, z.T. auch eine Notwendigkeit. Warum sollte sich das nicht auch in der digitalen Präsenz widerspiegeln? Beziehen Sie klar Stellung und positionieren Sie sich als offenes und modernes Unternehmen.

Wie aufwendig ist die Erstellung barrierefreier PDFs?

Die ehrliche Antwort ist: Es kommt drauf an. Wenn Sie bereits bei der Inhaltserstellung auf die Besonderheiten der Barrierefreiheit achten (z.B. durch den Einsatz von klar definierten Formatvorlagen), ergibt sich die Optimierung in der Regel fast von selbst. Zwar muss das fertige PDF noch einmal überprüft und an einigen Stellen nachgebessert werden; bei guter Vorarbeit ist diese Aufgabe aber schnell erledigt. Abhängig ist der Aufwand außerdem vom ursprünglich verwendeten Programm: Powerpoint-Folien in ein barrierefreies PDF-Dokument zu überführen ist beispielsweise deutlich komplexer als Dateien zu optimieren, die in Word erstellt wurden.

Noch etwas anders verhält es sich bei der Nachbesserung von alten, bisher nicht optimierten PDF-Dokumenten (z.B. Dateien, die vorrangig als Druckversion gedacht waren). Dort müssen alle Arbeiten, die normalerweise im Verlauf der Inhaltserstellung erledigt werden, nachträglich vorgenommen werden. Gerade bei umfangreichen Dokumenten nimmt diese Aufgabe etwas Zeit in Anspruch.

Darüber hinaus muss beachtet werden, dass alle Texte des PDF-Dokuments maschinenlesbar sind. Gescannte Inhalte können grundsätzlich nicht nach der klassischen Vorgehensweise optimiert werden.

Schritt für Schritt zum barrierefreien PDF

Damit Ihre PDFs für Mensch und Suchmaschine optimal lesbar sind, müssen einige Regeln beachtet werden. Wenn Sie sich am folgenden Erstellungsprozess orientieren, steht diesem Ziel nichts mehr im Wege.

Schritt 1: Informationen auf der Meta-Ebene

Pflegen Sie alle Meta-Informationen der Dokumente, zum Beispiel die Sprache, das Thema oder den Verfasser. Diese Informationen bieten den Nutzern nicht nur einen detaillierten Überblick über die Inhalte, sondern helfen auch Suchmaschinen bei der Indexierung. Zudem werden diese Angaben für die Darstellung Ihres PDFs in den Suchergebnissen genutzt.

Schritt 2: Achten Sie auf die Lesereihenfolge

Bereits bei Erstellung der Inhalte sollten Sie immer im Kopf behalten, dass eine klare Gliederung das Lesen des Dokuments erheblich vereinfacht – unabhängig vom eingesetzten Hilfsprogramm. Darüber hinaus erspart Ihnen diese Strukturiertheit einigen Aufwand in der Nachbereitung, wenn Sie Tags vergeben und die Lesereihenfolge bestimmen bzw. kontrollieren müssen.

Schritt 3: Eindeutige Vergabe der Formatvorlagen

Nutzen Sie immer fest definierte und einheitliche Formatvorlagen für unterschiedliche Inhaltstypen. Dazu zählt beispielsweise die Kennzeichnung von Überschriften gegenüber dem Fließtext, aber auch die Markierung von speziellen Inhaltselementen wie Tabellen, Grafiken oder Listen.

Schritt 4: Export aller relevanten Informationen

Wenn Sie die Inhaltserstellung abgeschlossen haben und den Export des PDF-Dokuments beginnen wollen, achten Sie genau auf das gewählte Format. Exportieren Sie das Dokument immer inklusive aller Tags, ansonsten müssten Sie alle Informationen nachträglich einpflegen. Diesen unnötigen Schritt sollten Sie unbedingt vermeiden, nachträgliche Anpassungen sind gerade bei umfangreichen Dokumenten sehr zeitaufwendig.

Schritt 5: Kontrolle und Nachbearbeitung

Nachdem Sie das PDF erstmals exportiert haben (z.B. aus Word), müssen die Inhalte noch einmal in Adobe Acrobat Professional geprüft und ggf. ergänzt werden. Beginnend bei den Meta-Informationen bis hin zur Vergabe fehlender Tags sollten Sie alle Informationen ergänzen, die zur Barrierefreiheit beitragen und bisher noch nicht gepflegt wurden. Wenn Sie die ersten Schritte konsequent verfolgt haben, ist der Aufwand an dieser Stelle sehr begrenzt. Im Anschluss ist es besonders wichtig, dass Sie eine feste Lesereihenfolge definieren, um die Nutzung des Dokuments mit Hilfe eines Screenreaders zu ermöglichen. Auch dazu bietet Acrobat Professional leicht verständliche Funktionen.

Schritt 6: Lesezeichen setzen

Zum Abschluss der PDF-Erstellung müssen noch Lesezeichen gesetzt werden, um die einzelnen Abschnitte des Dokuments zu kennzeichnen und direkt zugänglich zu machen. Auch dieser Schritt lässt sich mit Hilfe von Acrobat Professional oder einem vergleichbaren Programm durchführen.

Überschaubarer Aufwand mit großem Nutzen

Das Thema "Barrierefreie PDFs erstellen" ist häufig mit der Befürchtung verbunden, dass zwar großer Aufwand erzeugt wird, der Nutzen sich hingegen in Grenzen hält. Mit der richtigen Vorgehensweise lässt sich dieses Verhältnis jedoch genau umkehren. Wenn bereits bei der Inhaltserstellung einige Regeln beachtet werden, führen barrierefreie Inhalte vor allem zu einer Steigerung der Reichweite sowie zu einer verbesserten Sichtbarkeit in den Ergebnislisten von Google – und das bei geringem Aufwand. So wird aus dem oft vernachlässigten Thema eine echte Chance für Ihr Unternehmen.

Barrierefreiheit: wenig Aufwand - großer Nutzen

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