Die hilfreichsten CMS-Funktionen im Check

Tag für Tag verwenden unzählige Online-Redakteurinnen und -Redakteure ihre Content-Management-Systeme so, wie sie es einmal gelernt haben und kommen im hektischen Alltag kaum dazu, über Verbesserungen nachzudenken. Dabei verfügen viele etablierte Systeme über Funktionen, die die redaktionelle Arbeit ungemein erleichtern könnten - wenn sie denn den Anwendern bekannt wären. Hier erfahren Sie, welche Eigenschaften und Funktionen besonders zur Verbesserung des Arbeitsablaufs beitragen und können prüfen, ob Ihr CMS ähnliche Features bietet.

Moderne und intuitive Oberfläche

Nichts erleichtert die Arbeit der Redaktion mehr als eine leicht bedienbare Benutzeroberfläche. Findet man sich leicht und vor allem intuitiv in dem jeweiligen System zurecht, dann ist der Arbeits-Output wesentlich größer. Sollten Ihre Redakteurinnen und Redakteure über eine komplizierte Bedienung klagen, kann es ratsam sein, die Suche nach einem neuen CMS zu starten. 

Lesezeichen, Verlauf und Suche

Lesezeichen und ein automatisch erstellter Verlauf helfen bei der Suche innerhalb des CMS. Zum Beispiel können zentrale Ablageordner für Bilder oder Videos als Lesezeichen gespeichert werden. Wenn neue Grafiken oder Videodateien abzulegen sind, können die entsprechenden Ordner schnell und einfach gefunden werden. Im CMS FirstSpirit lassen sich die Lesezeichen zusätzlich nach dem Änderungsdatum oder vordefinierten Gruppen filtern.

Neben den Lesezeichen bietet ein automatisch angelegter Verlauf eine effiziente Möglichkeit zur Fortbewegung innerhalb eines Content-Management-Systems. Dieser ermöglicht es, ohne weiteres genau an der Stelle weiterzuarbeiten, an der man aufgehört hat. Auch hilfreich, häufig aber nicht genutzt, ist eine integrierte Suche. Eine gute Suchfunktion - am besten mit zusätzlichen Filteroptionen - kann besonders bei großen Websites die Navigation um ein Vielfaches beschleunigen.

Inline-Editing für direkt sichtbare Änderungen

Eines der praktischsten Features ist das sogenannte Inline-Editing, auch WYSIWYG (What you see is what you get)-Editing genannt. Dabei gibt das CMS dem Autor die Möglichkeit, Änderungen - ob textlicher oder grafischer Art - direkt auf der Seite vorzunehmen. Bilder werden einfach per Drag & Drop an der gewünschten Stelle platziert. Bei der Bearbeitung von Textblöcken sieht man sofort, wie die Änderungen auf der Website dargestellt werden. Auch das mühsame Navigieren zwischen den Seitenelement-Ordnern, um zur gewünschten Stelle zu gelangen, entfällt. Auf diesem Wege können Sie Ihre redaktionelle Arbeit noch intuitiver und effizienter gestalten.

Vorschaufunktion zur Überprüfung der Änderungen

Vorschaufunktionen sind neben einer guten Inline-Editing-Funktion unentbehrlich, um durchgeführte Seitenänderungen zu überprüfen. Doch auch bei der Benutzung der Vorschau gibt es häufig übersehene Tricks, die den Arbeitsprozess erleichtern. Nutzer des CMS OpenText können beispielsweise die Funktion "Permanente Vorschau" nutzen. Damit aktualisiert sich das Vorschaufenster immer automatisch auf die aktuell bearbeitete Seite und die Vorschau muss nicht erneut über einen Rechtsklick oder den dafür vorgesehenen Schalter neu geöffnet werden.

Grafiken bequem austauschen & Ordner importieren

Grafiken sind ein wichtiger Bestandteil jeder Website. Oftmals wird es notwendig, veraltete Grafiken zu erneuern oder Bilder auszutauschen. Diese werden oft auf mehreren Inhaltsseiten des Web-Auftritts genutzt. Viele CMS-Systeme bieten wie das CMS Scrivito die Möglichkeit, vorhandene Grafiken zu überschreiben, statt eine neue Grafik zu importieren. Der Clou daran ist: Das CMS tauscht die Grafik automatisch auf allen Inhaltsseiten aus, auf denen diese eingebunden sind. Das vermeidet nicht nur zusätzliche Arbeit, sondern auch Fehler.  Darüber hinaus wissen viele Redakteure nicht, dass sie bei manchen CMS-Systemen nicht jedes Bild einzeln hochladen müssen, sondern mit einem Klick ein ganzes Archiv vollständig importieren können. 

Schnelle Freigabeprozesse

Viele Redaktionsteams empfinden den üblichen zusätzlichen Bestätigungs­vorgang beim Freigeben von Dateien und Ordnern als lästig. In einigen Systemen kann dieser Zwischenschritt in den Grundeinstellungen deaktiviert werden. Das empfehlen wir allerdings nur erfahrenen Redakteuren.

Eine sehr elegante Möglichkeit zur schnellen Freigabe gibt es unter anderem im CMS Scrivito. Änderungen können zwischen verschiedenen Arbeitsversionen hin- und hergeschoben und dann zusammen veröffentlicht werden. Auf diese Weise lassen sich ganz bequem verschiedene "Veröffentlichungs­pakete" schnüren. 

Zeitgesteuerte Veröffentlichungen

Oft vorhanden, nicht immer genutzt: Die Möglichkeit zur zeitgesteuerten Veröffentlichung. Sie ist äußerst praktisch bei zeitbegrenzten Aktionen und dem Vorab-Bereitstellen von zukünftig relevanten Inhalten. Fehlerquellen werden minimiert, da zeitlich begrenzte Inhalte nach Ablauf der Zeitspanne automatisch inaktiv geschaltet werden. Darüber hinaus ist die Funktion sehr nützlich, wenn vorgearbeitet werden kann, die Inhalte aber erst zu einem späteren Zeitpunkt veröffentlicht werden sollen.

Alle Tipps auf einen Blick

  • Moderne und intuitive Oberfläche
  • Lesezeichen, Verlauf und Suche
  • Inline-Editing für direkt sichtbare Änderungen
  • Vorschaufunktion zur Überprüfung der Änderungen
  • Grafiken bequem austauschen und Ordner importieren
  • Schnelle Freigabeprozesse
  • Zeitgesteuerte Veröffentlichung

Fazit: Stellen Sie Ihr CMS auf den Prüfstand

Sorgen Sie dafür, dass Funktionen, die die tägliche Arbeit mit dem vorhandenen CMS erleichtern, in der Redaktion bekannt sind und genutzt werden. Die meisten Anbieter und Agenturen stellen dafür hilfreiche Beratungs- und Schulungsangebote bereit. In einigen Fällen kann das CMS mit Plugins und anderen Erweiterungen um fehlende Funktionen ergänzt werden. In anderen Fällen ist es sinnvoller, über einen Wechsel des CMS-Systems nachzudenken.

Lesedauer: 4 Minuten
Kategorie
CMS
Schlagwort
CMS EvaluationContent Creation
Autor
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Marco De Lucia
Autor

Marco De Lucia schreibt mit seiner jahrelangen Erfahrung für PiKnowledge über Themen rund um CXM, CMS, Realtime Targeting und Marketing Automation.