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Die hilfreichsten CMS-Funktionen im Check

Tag f√ľr Tag verwenden unz√§hlige Online-Redakteure ihre Content Management Systeme. Viele der Systeme verf√ľgen √ľber Funktionen, die den Redakteuren ihre Arbeit ungemein erleichtern k√∂nnen. Jedoch bleiben leider viele diese Funktionen ungenutzt, weil sie bei der Einarbeitung in das System √ľbersehen werden. Welche Funktionen besonders zur Verbesserung des Arbeitsablaufs beitragen, erfahren Sie im zweiten Teil unserer CMS-Reihe. 

Moderne und intuitive Oberfläche

Nichts erleichtert die Arbeit von Redakteuren mehr als eine leicht bedienbare Benutzeroberfl√§che. Findet man sich leicht und vor Allem intuitiv in dem jeweiligen System zurecht, dann ist der Arbeits-Output wesentlich gr√∂√üer. Auch heute verf√ľgen noch immer nicht alle Content Management Systeme √ľber solche Oberfl√§chen. Sollten Ihre Redakteure dieses Schl√ľssel-Feature vermissen, kann es ratsam sein die Suche nach einem neuen CMS zu starten. 

Lesezeichen, Verlauf und Suche

Wenn Ihr CMS √ľber entsprechende Funktionen wie etwa Lesezeichen oder einen automatisch erstellen Verlauf verf√ľgt, dann sollten Sie sichergehen, dass Ihre Redakteure von deren Existenz wissen. Gerade Lesezeichen stellen eine gute Pr√§ventionsma√ünahme f√ľr lange Suchen innerhalb des CMS dar. Wenn zentrale Ablageordner beispielsweise f√ľr Bilder oder Videos verwendet werden, bietet es sich an, diese m√∂glichst zu Beginn als Lesezeichen zu speichern. Sollte es notwendig sein, neue Grafiken oder Videodateien abzulegen, k√∂nnen die entsprechenden Ordner schnell und einfach gefunden werden. Besonders komfortabel gestaltet das CMS FirstSpirit die Arbeit mit Lesezeichen. Diese lassen sich nach dem √Ąnderungsdatum oder vordefinierten Gruppen filtern.

Neben den Lesezeichen bietet ein automatisch angelegter Verlauf eine effiziente Möglichkeit zur Fortbewegung innerhalb von Content Management Systemen. So können ohne weiteres genau die Stellen weiterbearbeitet werden, an denen zuvor gearbeitet worden ist. Auch hilfreich, häufig aber nicht genutzt, ist eine integrierte Suchfunktion. Eine gute Suchfunktion - am besten mit der Möglichkeit zur Filterung - kann die Navigation um ein vielfaches beschleunigen.

Inline-Editing f√ľr direkt sichtbare √Ąnderungen

Eines der praktischsten Features ist das sogenannte Inline-Editing, auch WYSIWYG (ein Akronym von What you see is what you get) Editing genannt. Dabei gibt das CMS dem Autor die M√∂glichkeit, √Ąnderungen - ob textlicher oder grafischer Natur - direkt auf der Seite vorzunehmen. Bilder werden einfach per Drag&Drop an der gew√ľnschten Stelle platziert und Textbl√∂cke sofort sichtbar bearbeitet. Auch entf√§llt so das m√ľhsame navigieren zwischen den Seitenelement-Ordnern, um zur gew√ľnschten Stelle zu gelangen. Auf diesem Wege k√∂nnen Sie Ihre redaktionelle Arbeit noch intuitiver und damit auch effizienter gestalten.

Vorschaufunktion zur √úberpr√ľfung der √Ąnderungen

Vorschaufunktionen sind neben einer guten Inline-Editing-Funktion das beliebteste Mittel, um durchgef√ľhrte Seiten√§nderungen zu √ľberpr√ľfen. Doch auch bei der Benutzung der Vorschau gibt es h√§ufig √ľbersehene Tricks, die den Arbeitsprozess erleichtern. Nutzer des CMS OpenText beispielsweise √ľbersehen oft die Funktion "Permanente Vorschau". So aktualisiert sich das Vorschaufenster immer automatisch auf die aktuell bearbeitete Seite und die Vorschau muss nicht erneut √ľber einen Rechtsklick oder den daf√ľr vorgesehenen Schalter neu ge√∂ffnet werden.

Mit der Funktion "Permanent Vorschau" aktualisiert sich das Vorschaufenster immer auf die Seite, welche Sie im Moment bearbeiten.

Grafiken bequem austauschen & Ordner importieren

Grafiken sind Bestandteil jeder guten Seite. Oftmals bietet es sich an, veraltete Grafiken zu erneuern oder bestimmte Bilder auszutauschen. Nat√ľrlich befindet sich eine Grafik nicht immer nur auf einer Seite, sondern wird unter Umst√§nden f√ľr mehrere Inhaltsseiten des Web-Auftritts genutzt. Viele CMS bieten die M√∂glichkeit, bereits eingebaute Grafiken zu √ľberschreiben, statt eine neue Grafik einfach nur zu importieren. Der Clou daran ist: Das CMS tauscht die Grafik auf tats√§chlichen allen Inhaltsseiten aus, auf denen diese eingebunden sind. Das vermeidet nicht nur zus√§tzliche Arbeit, sondern auch Fehler. Das CMS Fiona von JustRelate ist an dieser Stelle ein gutes Beispiel. Dar√ľber hinaus wissen viele Redakteure auch nicht, dass sie bei manchen CMS nicht jedes Bild einzeln importieren m√ľssen. Redakteure haben oft die M√∂glichkeit, ein Archiv mit einem Klick komplett zu importieren. In Fiona muss der Ordner mit den Grafiken zwar in einem vorigen Schritt in ein Archiv-Format umgewandelt werden, dennoch sparen Sie sich mit dieser Methode bei gro√üen Mengen an Grafiken enorm viel Zeit.

Schnelle Freigabeprozesse

Vielen Redakteuren wird der Bestätigungsschritt beim Freigeben von Dateien und Ordnern bekannt vorkommen. Doch auch hier gibt es Systeme, die es möglich machen den Zwischenschritt auszulassen. Im CMS Fiona von JustRelate ist dies beispielsweise in den Grundeinstellungen möglich, indem schlicht ein Haken bei der Notwendigkeit zur Bestätigung entfernt wird. Wir empfehlen allerdings, nur erfahrenen Redakteuren von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen.

Eine weitere M√∂glichkeit zur noch schnelleren Freigabe bieten einige CMS darin, die gesamte Workflow-Bearbeitung abzuschlie√üen. Bevor Sie diese M√∂glichkeit nutzen, sollten Sie sich allerdings ein klares Bild dar√ľber verschaffen, ob alle Arbeitsversionen f√ľr eine Ver√∂ffentlichung gedacht sind. Andernfalls k√∂nnte die pauschale Freigabe unangenehme Folgen mit sich bringen.

Veröffentlichungen genau steuern

Oft vorhanden, nicht immer genutzt: Die M√∂glichkeit zur zeitgesteuerten Ver√∂ffentlichung. Sie ist √§u√üerst praktisch bei beispielsweise zeitbegrenzten Aktionen oder dem Vorab-Bereitstellen von zuk√ľnftig relevanten Inhalten. Fehlerquellen werden gerade im Bereich zeitlich begrenzter Inhalte minimiert, da diese nach Festlegung der Zeitspanne automatisch nicht mehr ver√∂ffentlicht sind. Dar√ľber hinaus ist die Funktion sehr n√ľtzlich, wenn vorgearbeitet werden muss und Inhalte bereits existieren, allerdings erst zu einem sp√§teren Zeitpunkt zur Freigabe bestimmt sind.

Fazit: Kennen Sie Ihr CMS

Es gibt CMS-Funktionen, die die t√§gliche Arbeit Ihrer Redakteure wesentlich erleichtern. Viele CMS verf√ľgen √ľber solche hilfreichen Features, deshalb ist es ratsam, sich genau mit dem jeweiligen System auseinanderzusetzen und so keine Anwenderpotenziale zu verschenken. Sollte Ihr CMS solche M√∂glichkeiten nicht bieten, ist unter Umst√§nden eine Integration m√∂glich. Zumeist liegt die L√∂sung allerdings in einem CMS-Wechsel.

  • Investieren Sie in gutes Inline-Editing
  • Kennen Sie die n√ľtzlichen Funktionen Ihres CMS
  • Minimieren Sie Fehlerquellen

Lesedauer: 5 Minuten
Kategorie
CMS
Schlagworte
CMS EvaluationContent Creation
Autor
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Marco De Lucia

Autor

Marco De Lucia schreibt mit seiner jahrelangen Erfahrung f√ľr PiKnowledge √ľber Themen rund um CXM, CMS, Realtime Targeting und Marketing Automation.