Die leicht behördlich klingende deutsche Übersetzung "Inhaltsverwaltungssystem" bringt es auf den Punkt. Inhalt oder Web-Content ist alles, was auf der Website zu sehen ist, beispielsweise Bilder, Texte und Menüs. Auch Dinge, mit denen Nutzerinnen und Nutzer der Website interagieren, gehören dazu: Formulare, Buttons, Anmeldungen, Datenbank-Inhalte - also alles, was die digitale Welt an Erlebnissen für Website-Besucher bereit hält. Online-Redakteure und andere Marketing-Fachkräfte, die die Texte und Inhalte Ihrer Unternehmens-Website, des Blogs und weiterer Content-Seiten erstellen, sind die Anwender des CMS-Systems.

Im Online-Marketing ist das CMS für die Website, was der Windows Explorer für Dateien ist: Texte, Bilder und sämtliche Inhalte der Unternehmens-Website sind hier in Ordnern gruppiert und können editiert werden. Klassische CMS sehen sogar ziemlich ähnlich aus. In moderneren Varianten ist das klassische Backend, der Bearbeitungsbereich, kaum noch zu sehen. Hier editieren die Content Manager oder Online-Redakteure Inhalte direkt in einem WYSIWYG-Editor. Dabei wird direkt sichtbar, wie die Änderungen auf der Webseite aussehen und wirken.

Eine oft gestellte Frage lautet: „Was ist das beste CMS?“ - Die Antwort ist: "Es kommt darauf an."

Denn das beste CMS ist immer dasjenige, das am besten zu Ihrem Unternehmen passt: zum Einsatzzweck, zu den Mitarbeitern, die damit arbeiten, zu den Marketingaufgaben, die es erfüllen soll. 

Neben der Verwaltung des Website-Contents muss ein CMS-System noch eine Reihe weiterer wichtiger Funktionen erfüllen:

Das Content-Management-System funktioniert wie eine Datenbank, in der die Inhalte – Bilder, Texte, downloadbare Dateien, etc. – gespeichert werden. Die Layouts werden separat abgelegt. Dieses Vorgehen sorgt dafür, dass bei einem Website-Rebrush die Inhalte nicht neu erstellt werden müssen und dass bei einem Relaunch auf einem neuen CMS Inhalte und Layouts unabhängig voneinander migriert werden können. Das CMS ist die Schnittstelle zwischen der Design-Abteilung, die die Templates erstellt, der Online-Redaktion, die die Inhalte liefert und dem Marketing, das die Call-to-Actions (CTAs) entwickelt.

Jeder Mitarbeiter erhält einen individuellen Zugang zum CMS, an den Rechte und Rollen gebunden sind. Die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte verbessern die Sicherheit und zugleich die Flexibilität der Arbeit mit dem CMS.

Einige CMS, insbesondere im Enterprise-CMS-Segment, stellen Workflow-Tools für die Projektsteuerung bereit. Damit können Projektmanager und Redaktionsleiter Aufgaben zuweisen und Bearbeitungsschritte überwachen.

Im CMS Scrivito von JustRelate gibt es einen Workflow, mit dem mehrere Redaktionsmitarbeiter zeitgleich an einem Dokument arbeiten können und die Änderungen des Kollegen jeweils live sehen.

Website-Personalisierung steht und fällt mit den Inhalten. Hat sich das Unternehmen für diese Marketing-Methode entschieden, bedeutet das für Redaktion und CMS: Die mehrfachen Inhalte und Trigger für die Personalisierung müssen bequem anzulegen sein. 

Sie möchten bei Newsmeldungen, Blogbeiträgen und Landingpages vorarbeiten? Das CMS sollte dazu in der Lage sein, vorgefertigte Inhalte zu einer voreingestellten Zeit automatisch freizuschalten. 

Einige Content-Management-Systeme werden mit SEO-Funktionalitäten beworben. Dazu gehören in einigen Fällen umfangreiche Features wie in das CMS integrierte Analytics-Anwendungen oder Lösungen zur automatischen Erzeugung suchmaschinenfreundlicher URLs. Die Erzeugung passender Meta-Descriptions und Seitentitel sowie die Möglichkeit, bei doppeltem Content Umleitungen einzufügen, gelten inzwischen fast als Standard.

Redakteurinnen und Redakteure haben oft weitere Anforderungen an das CMS, die vor allem auf Usability, Teamarbeit und SEO abzielen:

• Inline-Editing sollte heute mit jedem modernen CMS-System möglich sein.
• Kurze Ladezeiten bei Änderungen sind leider noch nicht die Regel. 
• Wer Website-Inhalte pflegt, möchte auch wissen, wie seine Arbeit bei den Nutzern ankommt. Das lässt sich meistens mit dem allgemeinen Webtracking abbilden. 
• Die Personalisierung von Website-Inhalten stellt Online-Redaktionen häufig vor Herausforderungen.

Auch im anspruchsvollen Marktsegment der Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS) haben hochpreisige kommerzielle Produkte mittlerweile starke Konkurrenz aus dem Open-Source Bereich bekommen. Es ist allerdings nicht anzuraten, sich auf eine der beiden CMS-Arten festzulegen, bevor man sich ein genaues Bild von seinen Anforderungen und der Leistungsfähigkeit verschiedener CMS-Systeme gemacht hat. 

Typische Kriterien für Enterprise-CMS-Kunden sind beispielsweise eine gute Skalierbarkeit, Mehrsprachigkeit, ein durchdachtes Rollenkonzept, die Erweiterbarkeit und die Möglichkeit, andere Systeme und Tools anzubinden. Das alles bieten mittlerweile sowohl Open-Source-Systeme als auch kommerzielle proprietäre CMS.

Bei der Enterprise-CMS-Evaluation wird unter anderem gefragt:

• Wie ist es um die Anpassbarkeit des Systems bestellt?
• Mit welchen Zusatzkosten ist zu rechnen?
• Wie hoch ist die Total Cost of Ownership?
• Wie sieht es mit der Investitionssicherheit aus?
• Ist ein Vendor Lock-in, also eine starke Abhängigkeit von einem  einzelnen Anbieter, zu befürchten?

In Blogartikeln von Digital-Agenturen ist oftmals zu lesen, dass quelloffene Systeme einen immensen Kostenvorteil mit sich bringen. Hersteller lizenzgebundener CMS-Systeme stellen dafür regelmäßig die Sicherheit von Open-Source-Lösungen in Frage. Beide Argumente müssen differenziert betrachtet werden.

Open-Source-CMS bieten oft eine niedrigere finanzielle Einstiegshürde, müssen aber ebenso wie andere Lösungen implementiert und angepasst werden. Weil sie meist weniger Out-of-the-box-Funktionen bieten, fallen möglicherweise höhere Beratungs- und Entwicklungskosten als bei Enterprise-CMS-Systemen an. 

Auch beim Thema Sicherheit müssen verschiedene Aspekte betrachtet werden. Anbieter proprietärer Systeme haben keine riesige Entwickler-Community, die den Code und seine Schwachstellen kennt. Das bedeutet, dass etwaige Sicherheitslücken, anders als in der Open-Source-Gemeinde, häufiger unbekannt bleiben - einen hundertprozentigen Schutz bietet diese Tatsache allerdings nicht. Mit einem zuverlässigen Hosting-Anbieter und einer engagierten Open-Source-Community können Open-Source-CMS ebenfalls sicher betrieben werden. 

ECMS sind Content-Management-Systeme, die typische Anforderungen eines global oder überregional agierenden Unternehmens mit einer gewissen Mitarbeiteranzahl abbilden. Dazu gehören:

• Skalierbarkeit
• Mehrsprachigkeit
• Multi-Domain-Fähigkeit
• Rollen- und Rechtekonzept
• Workflow- oder Projektmanagement-Tools
• Integrierbarkeit in die Systemarchitektur
• Integration von anderen Systemen wie Shop, PIM, CRM und Asset-Management
• Erweiterbarkeit

Typische Vertreter von Enterprise-Content-Management-Systemen sind unter anderem CMS FirstSpirit, CMS Scrivito & Fiona, CMS OpenText, Typo3, Drupal, Ibexa, Magnolia, SiteCore, CoreMedia und Adobe Experience Management. 

Das beste CMS ist dasjenige, das am besten zu Ihrem Unternehmen, Ihren Zielen und Ihrer Strategie passt. Es fügt sich am besten in die bestehende Infrastruktur ein und bietet den besten Kompromiss für alle beteiligten Abteilungen und Mitarbeiter. Ein Anforderungsprofil zu erstellen, das all diese unterschiedlichen Aspekte berücksichtigt, ist eine gewaltige Aufgabe. Auf CMS-Beratung spezialisierte Unternehmen können Sie dabei unterstützen.

Bei einer CMS-Beratung helfen wir Ihnen, die Kosten und den Nutzen verschiedener CMS-Systeme objektiv zu bewerten und das richtige CMS für Ihre Organisation auszuwählen.