Was ist ein Enterprise Content Management System?

Ein Content Management System ist ganz allgemein: Software, die Unternehmen und dort insbesondere den Abteilungen Online-Redaktion, Marketing, PR und Vertrieb dabei hilft, die Inhalte der Unternehmens-Webseite zu verwalten.

Was aber macht den Zusatz "Enterprise" aus? Was ist der Unterschied zwischen einem Enterprise CMS und den anderen CMS? Hier sprechen wir über Kern- und Zusatzfunktionen, über Redaktionswünsche, Workflows, Mandanten und die vielzitierte (und falsche) Unterscheidung zwischen Open Source CMS und proprietären Content Management Systemen.

Whitepaper: CMS-Evaluation

Echte Hilfe für die CMS Auswahl bietet die CMS-Beratung der Pinuts System Integratoren: IT-Kollegen mit interdisziplinärer Expertise in den Bereichen CMS, Web-Technologien, IT-Architektur und Evaluations-Methodik.

Im Whitepaper erläutern wir diese Methodik ausführlich und zeigen, wie genau wir Unternehmen beim Suchen und Finden des am besten passenden CMS unterstützen.

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1. Vom Anfang an: Was ist ein Content Management System?

Ein Content Management System ist ganz allgemein: Software, die Unternehmen und dort insbesondere den Abteilungen Online-Redaktion, Marketing, PR und Vertrieb dabei hilft, die Inhalte der Unternehmens-Webseite zu verwalten.

Die leicht behördlich klingende deutsche Übersetzung – Inhaltsverwaltungssystem – bringt es auf den Punkt. Inhalt, damit ist hier der Web Content gemeint: alles, was auf Websiten zu sehen ist. Also Bilder, Texte, Menüs, aber auch Dinge, mit denen Website-Nutzer interagieren, also Formulare, Buttons, Anmeldungen, Datenbank-Inhalte, sprich: Alles, was die viel zitierten digitalen Erlebnisse beim Betrachter auslöst.

Benutzer des CMS sind Online-Redakteure und Marketing-Menschen im Unternehmen, die für die Texte und Inhalte auf der Unternehmens-Website, dem Blog und so weiter zuständig sind.

Für diese ist das CMS so ähnlich wie der Windows Explorer – für die Website: Texte, Bilder, sämtliche Inhalte für die Unternehmens-Webseiten sind hier in Ordnern gruppiert und können editiert werden. Klassische CMS sehen sogar ziemlich ähnlich aus. In moderneren Varianten ist dieses klassische „Backend“ kaum noch zu sehen: Hier editieren die Content Manager oder Online Redakteure Inhalte direkt in einem WYSIWYG-Editor. So sieht man gleich, wie die Änderungen auf der Webseite aussehen und wirken.

Eine oft gestellte Frage lautet: „Was ist das beste CMS?“ Die Antwort darauf kann leider nur sein: Das kommt darauf an.

Denn das beste CMS ist immer dasjenige, das am besten zum Unternehmen passt: zum Einsatzzweck, zu den Menschen, die damit arbeiten müssen, zu den Marketing-Aufgaben, die es erfüllen soll. Wir werden im Abschnitt „Das beste CMS“ auf diese Frage zurückkommen. Doch von vorn:

Abb1: Klassisches Enterprise Content Management System: Sieht aus wie ein Browser – und ist auch einer. Sämtliche Inhaltselemente sind in Explorer-Art dargestellt und lassen sich einzeln editieren. Die Art der Darstellung ist allen vertraut, die schon die 90er-Jahre Versionen von Microsoft Windows oder MacOS kennen. Jüngeren Generationen erschließt sich die Logik auch, sie dürften aber bereits eine andere User Experience gewohnt sein. Parallelen zum Paradigmenwechsel verschiedener Office-Versionen und -Darstellungen sind offenkundig.

Abb2: Der WYSIWYG-Editor des CMS Scrivito erschließt sich dem Online Redakteur intuitiv: Es sieht so aus, als würde man direkt „in“ der Webseite arbeiten. So sieht der Redakteur gleich, wie das Zusammenspiel von Texten und Bilder wirkt, ob der Lesefluss wie gedacht funktioniert oder ob Buttons an den gewünschten Stellen sitzen. Links, Bilder, Videos, ALT-Texte und SEO-relevante Tags oder Meta-Descriptions können an Ort und Stelle eingebunden werden. (Bild: Infopark/Scrivito)

2. Welche Funktionen hat ein Content Management System?

Die Kernfunktion eines CMS ist, wie bereits Eingangs angesprochen, die Verwaltung des Website-Contents. Dafür allein bräuchte es allerdings kein eigenes Software-System. Entscheidend kommen also eine ganze Handvoll wichtiger Funktionen hinzu:

Die Trennung zwischen Inhalt und Layout, die Verwaltung von Editor-Rechten und gegebenenfalls eine Art Arbeitsorganisations-Tool, oft einfach Workflow genannt. Zudem ist eine wichtige Funktion moderner Enterprise-CMS die Personalisierung der Website, die zeitliche Steuerung des Ausspielens vorgefertigter Inhalte sowie ggf. automatisierte SEO-Funktionen. Außerdem kommen Redaktionsseitig einige Wunschfunktionen hinzu. Doch der Reihe nach:

2.1. Trennung zwischen Inhalt und Layout / HTML-Generierung

Das Content Management System funktioniert wie eine Datenbank, in der die Inhalte – Bilder, Texte, downloadbare Dateien, etc. – gespeichert werden.

Darüber hinaus werden die Layouts separat abgelegt. Diese legen erst fest, wie die bestehenden Inhalte dem Website-Besucher präsentiert werden. Dieses Vorgehen sorgt dafür, dass beispielsweise bei einem Website-Rebrush die Inhalte nicht neu erstellt werden müssen. Oder, dass bei einem Relaunch auf einem neuen CMS Inhalte und Layouts migriert werden können – unabhängig voneinander.

Das CMS selbst bleibt die Schnittstelle für die Design-Abteilung, die die Templates liefern, Online-Redaktion, die die Inhalte liefert, das Marketing, das CTAs liefert (-> Online Formulare optimieren) und ein Tracking integriert, die System-Integratoren, die weitere Systeme anbinden.

Wir können über alles reden ...

Wie evaluiert man, mit welchem CMS sich die Online-Strategie des Unternehmens am besten umsetzen lässt? Wie biete ich meinen Kunden und Interessenten den bestmöglichen Online-Service und wie stelle ich die perfekte User Experience her? Und wie geht das alles mit dem sensiblen Thema Datenschutz und DSGVO zusammen?

Die Experten von Pinuts nehmen sich Zeit für Sie. Kontaktieren Sie uns kostenfrei und unverbindlich:

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2.2. Verwaltung von Editor-Rechten

Jeder Mitarbeiter erhält einen individuellen Zugang zum CMS – und mit dem Zugang verknüpfte Rechte bzw. Rollen. Die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte vergrößern die Sicherheit und zugleich die Flexibilität der Arbeit mit dem CMS.

2.3. Workflow

Einige CMS, insbesondere im Enterprise-Segment, stellen Workflow-Tools bereit – eine Art Projektsteuerungs-Tool, mit deren Hilfe Projektmanager oder Redaktionsleiter Aufgaben zuweisen und deren Bearbeitung überwachen können.

Der Begriff ist allerdings nicht geschützt. Bei Infopark, dem Hersteller des CMS Scrivito, versteht man unter Workflow das Feature, dass mehrere Redaktionsmitarbeiter zeitgleich an einem Dokument arbeiten können – und die Änderungen des Kollegen jeweils live sehen. Auch das unterstützt den Workflow und damit den Output.

Mehr dazu:

2.4. Personalisierung der Website

Website-Personalisierung steht und fällt mit den Inhalten. Hat sich das Unternehmen für diesen Marketing-Kniff entschieden, bedeutet das für Redaktion und CMS: Mehrfache Inhalte und die Trigger für die Personalisierung müssen bequem anzulegen sein. Im Blog haben wir Website-Personalisierung und Realtime-Targeting am Beispiel von Energieversorgern und Stadtwerken erläutert. Ganz konkret.

2.5. zeitliche Steuerung

Sie wollen bei Newsmeldungen, Blogbeiträge und Landingpages vorarbeiten? Das CMS sollte in der Lage sein, die vorgefertigten Inhalte zu einer einstellbaren Zeit freizuschalten. Da es auch an Sonn- und Feiertagen arbeitet, werden auch keine Zuschläge fällig! Zwinkersmiley.

2.6. SEO-Funktionen

Einige Content Management Systeme werden mit SEO-Funktionalität beworben. Dahinter verbergen sich mal umfangreiche Features wie Analytics-Anwendungen, die ins CMS integriert sind, aber auch „kleinere“ Lösungen wie beispielsweise die automatische Erzeugung suchmaschinenfreundlicher URLs, die automatische Formatierung von Texten und Absätzen, interne Grafik-Editoren, die der Online-Redaktion beim Optimieren der Website-Grafiken unterstützt, etc. 

Beinahe Standard sind bereits kleine Tools, die die Erzeugung passender Meta-Descriptions unterstützen, Site-Titles einzufügen oder bei der Gefahr von doppeltem Content Umleitungen einzufügen.

2.7. Redaktionswünsche

Aus der Redaktion kommen meistens Wünsche ans CMS, die vor allem auf Usability, Teamwork und SEO abzielen. Inline-Editing ist mittlerweile bei modernen CMS Standard. Kurze Ladezeiten bei Änderungen sind es dagegen immer noch nicht. Wer Website-Inhalte pflegt, möchte auch wissen, wie seine Arbeit bei den Nutzern ankommt. Das lässt sich meistens mit dem allgemeinen Webtracking abbilden. Auch die inhaltliche Personalisierung stellt Online-Redaktionen vor Herausforderungen.

Mehr dazu:

3. Was sind die Unterschiede zwischen Open Source und Proprietären CMS?

Auch im anspruchsvollen „Enterprise“ genannten Marktsegment der Content Management Systeme (ECMS) haben hochpreisige kommerzielle Produkte mittlerweile starke Konkurrenz aus dem Open-Source Bereich.

Ganz klar: Generelle Aussagen à la „Open Source ist besser“ oder „kommerzielle Systeme sind besser“ sind Quatsch.

3.1. Sind Open Source CMS besser?

Nein.

3.2. Sind kommerzielle CMS besser?

Nein!!1!

3.3. Also…?

Typische Kriterien für Enterprise CMS-Kunden sind beispielsweise eine gute Skalierbarkeit, Mehrsprachigkeit, ein durchdachtes Rollenkonzept, die Erweiterbarkeit und Anbindbarkeit anderer Systeme und Tools.

Das alles bieten mittlerweile sowohl Open Source Systeme als auch kommerzielle proprietäre CMS.

Kategorien, die bei daher bei einer CMS-Evaluation oder CMS-Beratung auftauchen, nehmen daher diese höhere Ebene in den Fokus. Bei der E-CMS-Evaluation wird daher unter anderem gefragt:

  • Wie ist es um die Anpassbarkeit des Systems bestellt?
  • Und mit welchen Kosten ist da zu rechnen?
  • Was ist die Total Cost of Ownership?
  • Wie sieht es mit der Investitionssicherheit aus?
  • Ist ein Vendor Lock zu befürchten?
  • ...

In Blogartikeln von Digital-Agenturen ist oftmals zu lesen, dass insbesondere quelloffene Systeme einen immensen Kostenvorteil mit sich bringen. In Artikeln von Seiten von CMS-Herstellern wird dafür deren angeblicher Mangel an Sicherheit gerügt. Beides sind Scheinargumente:

Open Source CMS bieten oft eine niedrigere Einstiegshürde. Aber auch sie müssen implementiert und angepasst werden, bieten oft wenig „Out-Of-The-Box“-Funktionen und erzeugen Entwickler- und Beratungsaufwand. Der ist nicht kostenlos.

Der oft zitierte Sicherheitsmangel ist ebenfalls ein fadenscheiniges Argument. Open Source heißt nicht automatisch sicher. Es muss sich um die Sicherheit des Systems gekümmert werden. Die Open Source Community kann dabei hilfreich sein – oder schädlich.

Anbieter Proprietärer Systeme haben keine riesige Entwickler-Community, die den Code kennt. Das bedeutet, dass etwaige Sicherheitslücken, anders als in der Open Source Gemeinde, unbekannt bleiben. Naja. Bis sie jemand findet.

Vom Scheitern und Gelingen von Projekten

Jedes Web-Projekt hat seinen Ursprung in einem Problem. Doch was sind die Anforderungen, die das Problem an die Lösung stellt? Komisch Frage? Ist es aber nicht! In der vermeintlichen Banalität deutlich mehr Fallstricke, als man im ersten Moment vermuten würde.

Mehr lesen: Anforderungsmanagement

4. Was sind Enterprise Content Management Systeme?

Kommen wir nun also zur Ausgangsfrage: Was unterscheidet nun CMS für Enterprise-Kunden (E-CMS) von allen anderen? Vor allem die Anforderungen, die Unternehmen auf "Enterprise-Level" an ihr Content Management stellen, bzw., die Features als "Antwort" der CMS-Hersteller auf diese Anforderungen:

ECMS sind Content Management Systeme, die typische Kriterien eines global oder überregional agierenden Unternehmens mit einer gewissen Mitarbeiteranzahl abbilden. Das sind typischerweise

  • Skalierbarkeit
  • Mehrsprachigkeit
  • Multi-Domain-Fähigkeit
  • Rollen- und Rechtekonzept
  • Workflow- oder Projektmanagement-Tool
  • Integrierbarkeit in die Systemarchitektur
  • Anbindbarkeit von anderen Systemen (Shop, PIM, CRM, Asset Management, …)
  • Erweiterbarkeit

Typische Vertreter von Enterprise Content Management Systemen sind: FirstSpirit, Scrivito, Fiona, OpenText, Typo3, Drupal, SiteCore, CoreMedia, Adobe Experience Management, …

Mehr zum Thema ...

Wie finde ich das passende (Enterprise) Content Management System?

Welche Features ein Enterprise-CMS haben sollte und haben kann und welche Gefahren bei der CMS-Auswahl lauern, haben wir bereits im Blog für Sie zusammengefasst. Dort finden Sie auch unsere kostenfreie Checkliste: CMS-Evaluation in zehn Schritten.

Mehr lesen: Wie finde ich das passende CMS?

5. Das beste CMS

Was ist also das beste CMS? Nun, das ist im Prinzip ganz einfach: Das beste CMS ist immer dasjenige, das am besten zum Unternehmen passt.

Okay, was im Prinzip einfach klingt, ist es natürlich nicht so ganz. Also erweitern wir diese Aussage mal:

Das beste CMS ist immer dasjenige CMS, das am besten zum Unternehmen, zu seinen Zielen und seiner Strategie passt, das sich am besten in die bestehende Infrastruktur einfügt und das der beste Kompromiss aller beteiligten Abteilungen und Mitarbeiter ist.

Hält man sich vor Augen, was es bedeutet, die verschiedenen impliziten und expliziten (nicht alle Kriterien sind immer allen klar!) aufzudröseln, wird aus der scheinbar einfachen Aussage „das am besten passende CMS“ eine ziemlich gewaltige Aufgabe.

Bei Pinuts gehen wir den Weg daher mit Ihnen. 

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